この業務の課題と、ツールにすると何が変わるか

いまの手間

訪問の記録は、ヘルパーが利用者宅に置いた記録用紙に手書きします。事務所に戻るのは月末で、そこから利用者ごとに回数と時間を数え、実績記録票に写します。写し終えてから「この日は行っていないはずだが記録がある」「30分の予定が1時間になっている」と気づいても、もう誰も覚えていません。

Excelの限界

記録をExcelに打ち直しても、出てくるのは利用者ごとの合計回数だけです。知りたいのは合計ではなく「予定どおり入れた日」と「入れられなかった日」の区別、そして「どの利用者に、どの担当が入ったときに時間が延びているか」です。利用者別・担当別・区分別を見ようとするとピボットを組み直すことになり、月末の数日が転記で埋まります。

ツールにすると

ヘルパーが入れるのは日付・利用者・担当・サービス区分・開始・終了の6項目だけです。入れた瞬間に、利用者別の月次実績記録票と、予定との差が出ます。集計の軸は利用者・担当・区分・「利用者×担当」を押すだけで切り替わり、予定があるのに記録が無い日と、予定より長引いた訪問だけが赤で上に並びます。実績記録票はそのまま印刷してケアマネジャーに出せます。

料金の目安：事務の方が記録用紙をまとめて打ち込み、月次の実績記録票を印刷するだけなら、この画面でライト ¥98,000（税別・48時間）に収まります。ヘルパーが各自スマホで訪問ごとに入れる、予定表を取り込んで差分を自動で出す、未記録を翌朝に通知する——ここまで入れるならスタンダード ¥298,000（税別・5営業日）です。