この業務の課題と、ツールにすると何が変わるか

いまの手間

電話とFAXで受けた注文を受注表に打ち、出荷のときに納品書をもう一度打ち、月末に納品書の控えを1枚ずつ拾って請求書に打ち直しています。同じ数字を3回入れているので、3回とも合っているかを月末に照合することになります。

Excelの限界

いちばん間違えるのは金額ではなく締め日です。月末締めの得意先と20日締めの得意先が混ざっていると、同じ25日の納品でも、乗る請求書の月が相手によって違います。Excelの請求シートは「どの納品を拾うか」を人が選ぶので、締め日を1件取り違えると、請求漏れか二重請求になります。前月の繰越と入金の消し込みも手作業です。

ツールにすると

得意先に掛率と締め日を持たせると、受注を1件入れた時点で単価が入り、出荷を押すと納品書番号が付き、その納品が何月の請求に乗るかを画面が判定します。月末は得意先を選ぶだけで、前回請求・入金・繰越を含む合計請求書が組み上がります。入金が足りない得意先は繰越として残るので、消し込み漏れがその場で見えます。

料金の目安：この画面（受注入力＋納品書＋合計請求書）ならライト ¥98,000（税別・48時間）。受注を受ける人が1〜2名で、品目が数十点までならこれで足ります。担当者ごとのログイン、在庫の引き当て、得意先ごとの単価表の取り込み、請求書のPDFメール送信まで入れるならスタンダード ¥298,000（税別・5営業日）です。