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注文はFAXと電話。
在庫はExcelと勘。
請求は月末に総出。
卸の事務が重いのは、同じ数字を何度も書き写しているからです。FAXの注文を受注伝票に起こし、在庫表を見て引き当て、ピッキングのリストを作り、納品書を打ち、月末にもう一度集計して請求書にする。同じ1件が5回ほど手を経ます。うちは、その1件を「1回入れれば後ろまで流れる」形に変える小さなツールを作ります。今お使いの会計ソフトはそのままで構いません。
9月8日(火)の受注 — 明日出荷分
| 得意先 | 商品 | 数量 | 単価 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| 丸伊青果 | 紙皿 18cm | 12 | ¥380 | 在庫不足 |
| 大東ストア | 洗剤 5L | 6 | ¥1,980 | 引当済 |
| 山下商店 | 割り箸 100膳 | 20 | ¥240 | 引当済 |
| ヤマキ商会 | ポリ袋 45L | 10 | ¥620 | 出荷指示済 |
受注を1回入れると、在庫の引当・ピッキング表・納品書・請求までが同じ数字で流れる画面。在庫と発注点のデモを触れます →
卸売業で、ツールにしている業務
全部を一度に変えません。「いちばん写し書きが多い1つ」を2日でなくして、効いたら次に進みます。取扱品目が数十でも数千でも作り方は同じです。
今:FAXで届いた注文書と留守電の注文を、担当が手書きの受注伝票に起こしてからExcelに打ち直している。同じ内容を二度書くので、数量や品番の写し間違いが月に何度か出る。
得意先と商品を選んで数量を入れるだけ。前回の注文をそのまま呼び出して数量だけ直す使い方ができます。品番と単価は登録済みのものから選ぶので、写し間違いが起きません。入力したその場で受注一覧・ピッキング表・納品書の形になります。
今:在庫表には実際にある数しか載っておらず、出荷を待っている分が引かれていない。在庫があるつもりで返事をして、あとから欠品が分かる。棚卸しは月末に紙で数えて突き合わせている。
受注を入れた時点で在庫が押さえられ、残りは「引当済を除いた数」で表示されます。足りない受注はその場で赤く出るので、当日中に得意先へ連絡できます。欠品のご連絡文は得意先ごとに作られ、そのままメールに貼れます。
今:同じ商品でも得意先ごとに掛け率が違うため、見積を作るたびに前回の見積書ファイルを探して単価を確認している。仕入値が上がったときの価格表の改定は、反映漏れが怖い。
得意先を選ぶとその会社の掛け率で単価が入ります。見積書はそのまま印刷・PDFにでき、履歴から探し直す必要がありません。仕入値を変えたときは、影響を受ける得意先と商品の一覧が出ます。
今:翌日の配送先はホワイトボードに手書きで、ピッキングのリストは伝票をコピーして倉庫に回している。納品書はまた別のExcelから印刷していて、車ごとの積み込み順は担当の頭の中にある。
受注から、便ごと・車ごとのピッキング表と納品書が自動で作られます。倉庫の棚順に並べ替えて印刷できるので、拾う順に歩けます。積み込みの順番は配送先の並びから作られ、担当者が変わっても同じ手順で回れます。
今:月末に得意先ごとの納品分を集計して請求書を作り、入金は通帳を見ながらExcelの一覧に手で消込している。金額が合わない得意先を探すのに半日かかる。
締め日を指定すると、その月の納品分から得意先ごとの請求書ができます。入金を入れると自動で消し込まれ、残っている売掛と入金の遅れが一覧に出ます。前月からの繰越も引き継がれるので、月初にExcelを作り直す作業がなくなります。
今:仕入は担当の勘に頼っていて、切らしそうになってからメーカーに発注している。倉庫が2か所あり、どちらにいくつあるかは電話で聞かないと分からない。
1日あたりの出る量と入荷までの日数から発注点を出し、下回った商品を一覧に出します。倉庫ごとの数を同じ画面で見られ、担当者はどこにいても同じ数字を見ます。誰がいつ動かしたかの記録が残ります。
導入すると、1日の流れはこう変わります
得意先80社・取扱1,200品目・事務2名・配送2台くらいの卸を想定した例です。誇張のない範囲で書いています。
今
- 9時:FAXの注文書を仕分けし、手書きの受注伝票に起こす
- 11時:伝票をExcelに打ち直す。品番と掛け率は前回の見積ファイルを開いて確認
- 14時:在庫表と突き合わせ、足りない分を電話で連絡。表に無い「押さえてある分」は記憶頼り
- 16時:伝票をコピーしてピッキング表にし、納品書を別のExcelから印刷
- 月末:納品書の控えを集計して請求書を作り、入金は通帳を見ながら手で消し込む
ツールを入れた後
- 9時:FAXを見ながら得意先と商品を選んで数量を入れるだけ。前回の注文を呼び出して数量だけ直せる
- 11時:掛け率は得意先を選んだ時点で入る。打ち直しはなし
- 14時:引当済を除いた在庫で表示され、足りない受注は赤く出る。連絡文はその場で作られる
- 16時:ピッキング表と納品書は受注から自動で作られる。棚順に並べ替えて印刷できる
- 月末:締め日を指定すれば請求書ができる。入金を入れると消し込まれ、残高が一覧に出る
上は業務の流れを示した想定例で、特定のお客様の実績値ではありません。実際にどれだけ減るかは、今の受注伝票や在庫表を拝見してからお伝えします。
触って確かめてください
卸売業そのもののデモはまだ作っていません。下の3本はいずれも他業種向けに作ったものですが、「登録した単価から伝票を作る」「使う量から発注点を出す」「回る順番を自動で並べる」という中身は卸の受注・在庫・配送とそのまま同じなので、動きを見ていただけます。スマホでも開けます。入力したデータはお使いのブラウザの中だけに残ります。
在庫と発注点
1日あたりの使用量と入荷までの日数から発注点を自動で出し、下回った品を警告に出します。基準日を先送りして「発注しなかった場合」も見られます。卸の在庫は、ここに引当(押さえてある数)を足したものになります。
デモを開く発注表(業者別に分かれる)
1つの画面で数を決めると、業者別の発注書に自動で分かれ、印刷でもメールに貼れる文面でも出せます。卸では、この分け方を「便ごと・車ごとのピッキング表」に置き換えます。
デモを開く配送ルートの組み方は不動産の内見スケジュールのデモが近い作りです(回る順番に移動時間を自動で挟みます)。他業種のデモはトップページにあります。
今の作業を書くと、
仕様と概算が出ます
30秒で結果が出ます。個人情報は要りません。出てきた仕様をそのまま相談に送れます。
- 1作業内容を書く「毎日〇〇を紙に書いて××している」で十分です
- 2仕様と概算を確認作る画面と機能、プラン、金額を提示します
- 3そのまま相談ボタン1つで内容がメールに載ります。24時間以内に返信します
料金
初期費用のみ、追加料金なし。得意先の数や品目数が増えても金額は変わりません。ツールの所有権とソースコードはお客様に帰属します。
スタンダード
データを溜めて、複数人で使う
- 画面3〜6枚、データベース付き
- ログイン・権限管理
- 納期5営業日
- PDF出力・通知・外部連携1つ
- 納品後7日間の無償修正
お支払いは納品確認後の請求書払い(銀行振込)またはカード決済。稟議に使える見積書もお出しします。
卸売業のお客様からよくいただく質問
販売管理ソフトを入れ替える話になるのでしょうか。
いいえ。会計や帳簿は今のソフトのままで結構です。うちが作るのは、そのソフトが面倒を見ていない手前と外側(FAX受注の入力、引当を含む在庫、得意先ごとの掛け率、ピッキングと配送、締めの集計)です。既存ソフトへ渡す形のCSVを書き出す作りにすることが多く、その様式は制作前に実物を見せていただいて合わせます。数十万〜数百万円の販売管理システムに乗り換える提案はしません。
注文はFAXと電話です。これはツールにできませんよね。
FAXそのものを自動で読み取ることはしません(誤読が事故になるためです)。変えるのは、その後の「二度書き」です。届いたFAXを見ながら1回入力すれば、受注一覧・ピッキング表・納品書・請求までが同じ数字で流れます。前回の注文を呼び出して数量だけ直す使い方ができるので、定期的に同じ品を頼む得意先ほど入力が速くなります。得意先の一部がメールやWebで注文できるようにする形も作れます(スタンダードの範囲)。
得意先ごとに掛け率も呼び方も違います。対応できますか。
できます。単価は「商品×得意先」で持ちます。得意先ごとの商品の呼び名(先方の品番や通称)も別に持てるので、注文書に書かれた名前で探せます。掛け率の一括改定と、改定で影響を受ける得意先の一覧も付けられます。ここは卸のツールでいちばん差が出るところなので、制作前に実際の価格表と、例外扱いになっている得意先を見せてください。
在庫の数がそもそも合っていません。それでも意味がありますか。
あります。むしろ合わない原因の多くは「押さえてある分(引当)」が表に無いことです。受注の時点で引き当てる形にすると、実在庫と引当済と発注残が分かれて見えるようになり、数が合わない場面が減ります。とはいえ帳簿と現物のずれは棚卸しでしか埋まらないので、棚卸しの入力と差異の一覧も一緒に作ることをおすすめしています。
倉庫のパートさんが使えるか心配です。
倉庫側の画面は「印刷されたピッキング表を見て歩く」「終わったらタップする」の2つに絞って作ります。棚順に並べ替えて印刷できるので、紙のまま運用しても効果が出ます。スマホやタブレットを持ちたくない現場では、入力は事務所だけ、倉庫は紙、という分け方でも構いません。教える時間は数分です。
取扱品目が数千あります。動きますか。
数千品目・得意先数百社の規模であれば、ブラウザの中で問題なく動きます。この規模になるとデータを溜める作りが要るので、スタンダードプラン(データベース付き・5営業日)になります。既存のExcelの商品マスタと得意先マスタは、そのまま取り込みます。手で入れ直していただくことはありません。
本当に48時間でできるのですか。
ライトプランの範囲であれば、はい。要件が確定してから48時間以内に、実際に動くURLをお渡しします。卸の場合は「受注入力だけ」「掛け率つきの見積だけ」のように1つに絞ればライトに収まります。受注から請求まで通す場合はスタンダードになります。収まらないと判断した場合は、その場でお伝えします。上のデモは、この体制で作ったものです。
まず、今の受注伝票か在庫表を見せてください
スマホで撮った紙の写真1枚でも構いません。24時間以内に「作れるもの・作れないもの・金額」をお返しします。売り込みの電話はしません。
メールで相談するtool48h.studio@gmail.com / 平日・土日ともに確認しています
48時間