48時間記事
Excelと手作業で回している業務が、どこで限界を迎え、ツールにすると何が変わるのか。テーマごとに整理しています。
今いちばん手間になっている作業をひとつ教えていただければ、その作業に合わせた試作画面を 1 枚、無料でお作りします。
その作業をここに書いて送る（無料の試作画面を頼む） →入力フォーム。会社名・お名前・メール・作業の4項目だけです。メールソフトは要りません。
- お送りいただくのはその作業の説明ひとつだけです。Excel の提出は要りません。
- お返しするのは、ブラウザで開いてそのまま動く1画面の URLです。
- 見てからお断りいただいて構いません。費用は発生せず、お電話もいたしません。
「あの日の点呼、記録が残っていません」
酒気帯びの確認は、やっていても記録が抜けます。確認するのは車庫や電話口で、記録簿は事務所の棚にあるため、間に「あとで書く」が1回入るからです。1件に10以上ある欄、当日の未実施が出ない綴りの作り、今日まだ受けていない人を入口に出す形まで説明します。
仕入と支払「合っているはずなので、払いました」
仕入と外注の請求書が合っているかを確かめるには、頼んだ単価と納まった数が請求書と同じ細かさで要ります。その2つが見積書のフォルダと現場の記憶に分かれているため、確認は「合っていそうか」を見る作業になります。注文を1行入れて、差があるものと未請求だけを出す形まで説明します。
安全と廃棄「あの票、返ってきましたか」
紙のマニフェストは、交付の控えと返ってきた票が同じバインダーに日付順で綴じられます。そのため「まだ返ってきていない票」だけを集める方法が、めくる以外にありません。交付を1行入れて返送の期限で並べ、未返送だけを先頭に出す形まで説明します。
安全と記録「報告は上がっています。そのあとが分かりません」
ヒヤリハットの用紙は集まるのに、月1回の委員会で件数を読み上げて終わります。残らないのは、同じ場所・同じ作業に集まっていることと、直すと決めたことが直ったかどうかの2つです。安全パトロールの指摘も同じ表で追う形まで説明します。
請求と入金「振込はありました。どの請求のぶんでしょうか」
入金額が請求額と合わない理由は毎月ほぼ同じです。複数の請求がまとめて1回で振り込まれる、手数料や歩引き・相殺で差し引かれる、振込名義が請求先と違う、一部だけ入る——この5つを、入金を当てる1画面と差額の理由として残す形まで説明します。
健診と期限「健診の案内は、全員に配りました」
配った記録は全員ぶん残っても、誰が期限までに受けたかは名簿から出てきません。定期健診の期限が人ごとに散らばる理由、特殊健診が6か月ごとで配置替えのたびに対象者が変わること、要再検査の人が追えなくなる構造まで説明します。
勤怠と有給「あの人、有給あと何日でしたっけ」
有給の残日数は表に出ていても、年5日を取らせる期限は入社日ごとに違うので出てきません。残日数が多い人ほど未達になる理由、パートが途中から対象に入る境目、半日と時間単位の数え方の違いまで説明します。
購買と受入「これ、入ってきたときからですか」
受入検査でいちばん困るのは検査が甘いことではなく、合格した回の記録が残らないことです。分母が無いので仕入先ごとの不適合率が出せず、後から「入ってきた時点でどうだったか」も引けません。受入1行の8項目、特別採用の扱い、ISO9001の8.4項まで説明します。
出荷の書類「同じ数字を、4枚に書き写しています」
出荷のたびに、同じ「いつ・どこへ・どの品番を・何個」を4つのファイルに打ち直しています。様式が4つあるからではなく、出荷という出来事が1行として記録されていないからです。客先ごとに違う現品票、送り状ソフトとのCSV、複写伝票の扱いまで説明します。
工具・消耗品「あのチップ、最後の1枚でした」
在庫表はあるのに、段取りの朝に「無い」が出ます。棚から持っていくことが、持っていった場所で記録されないからです。同じ刃物に名前が3つある問題、発注点を使う速さから出す方法、再研磨品や商社在庫の扱いまで説明します。
勤怠と残業「気づいたときには、もう超えていました」
残業の集計が月に1回しかできないので、月の途中の時間は誰も知りません。今日時点の累計と月末の着地見込み、複数月平均と年間の見張り、残業が特定の人に寄る理由まで、日ごとの1行を残す形で説明します。
引合・見積のその後「あの見積、どうなりましたっけ」
返事が来ないことだけは何も起きないので、追いかけ漏れは静かに失注になります。見積1件に「状態」と「次に見る日」を持つ台帳、失注理由の5分類、得意先別の受注率まで、今日から出すぶんだけで始める形で説明します。
単価・価格改定「その品番、いまいくらで出していましたっけ」
値上げのお願いを出し切れないのは交渉が苦手だからではなく、単価が案件ごとの見積書の中にしか無く、品番の側から数えられないからです。得意先×品番で適用開始日つきに持つ形と、通った後に旧単価で請求しないための突き合わせまで説明します。
技能・資格の台帳「その段取り、あの人しかできません」
できる人が足りないのではなく、技能が班長の頭の中に、資格が総務のExcelにあるだけです。作業と人を掛けた一覧、次回期限の1列、割り振りの画面まで、○が1人だけの作業を先に見つける形で3段階で説明します。
分納の納入残・受注残「あと何個、納めればいいんでしたっけ」
1枚の注文書に対して何回かに分けて納めていると、残りがいくつかは注文書の綴りと納品書の控えを両方めくらないと出てきません。残数は書いてある数字ではなく引き算の答えだからです。注文の1行、納品の1行、納期順の未納一覧まで3段階で説明します。
材料のロット追跡・ミルシート「この部品、どのロットの材料ですか」
客先からミルシートを求められるたびに半日が消えるのは、証明書を保管していないからではなく、材料の記録と製品の記録がどこにも結ばれていないからです。受入の1行、現品票、出荷書類の出し方まで、材料と注文が多対多になる現場に合わせて3段階で説明します。
美容室のカルテ「前回、どんな感じでしたっけ」
カルテはあるのに前回の配合が分からないのは、紙のカルテが「書いた本人が思い出すためのメモ」として作られているからです。色番と比率を項目として残す、見落としてはいけない情報を画面の上に固定する、予約から1タップで開く——紙からの移し替えまで含めて説明します。
実地棚卸棚卸の夜に、棚札を打ち直している
棚卸が夜まで終わらないのは数えるのが重いからではなく、数えた紙をもう一度打ち直していること、棚に無い物（外注・預け・支給材・仕掛品）が一覧に載っていないこと、差異の原因に辿れないことの3つです。数え終わった時点で集計も終わる作り方を3段階で説明します。
設備の空き・納期回答「その機械、いつ空きますか」
納期を即答できないのは機械の一覧が無いからではなく、号機ごとの「できる条件」と段取り替えの時間、いま載っている仕事の残りが同じ場所に揃っていないからです。受注量が読めない場合や外注が挟まる場合まで、着手日が出る作り方を3段階で説明します。
賃貸管理「更新のご案内、先月出すはずでした」
管理台帳に更新日の列はあるのに案内が抜けるのは、表が物件の順に並んでいて期日の順ではないからです。賃貸借の更新・火災保険の満期・家賃保証の更新を1つの並びに混ぜる作り方、出した記録の残し方、いまのExcelからの移し替えまで説明します。
設備保全「また同じところが止まりました」
点検表を毎日つけているのに同じ故障が繰り返すのは、記録が日付の束になっていて機械ごとの縦に読めないからです。異常の中身を残す書き方、業者の作業報告書を同じ台帳に入れる方法、次の交換日を画面から出すところまで説明します。
材料・在庫「弊社の支給品、あと何本あります？」
客先から預かった材料の残数が合わないのは、数え忘れではありません。受入が納品書、払出が指図書、端材と不良が記憶と、別々の場所に残っているからです。受入時の単位を正にする決め方、減った理由の6区分、月末の預り品残高報告への出し方まで説明します。
見積と原価「あの仕事、儲かってたんですか」
日報に時間は書いてあるのに、その仕事が見積どおりだったかは誰も知りません。時間が「誰の1日」の形で残り、「どの仕事」の形になっていないからです。段取りと加工の分け方、掛け持ち、賃率の決め方、現場が嫌がる評価利用まで説明します。
締めと請求月初の3日が、請求書づくりで消えていく
請求書づくりが重いのは書式のせいではなく、納品したその日の1行が集計できる形で残らないからです。20日締めと月末締めの混在、単価改定の反映もれ、検収基準での食い違い、有償支給の相殺まで説明します。
金型・治具管理「あの型、たぶん3番棚です」
台帳はあるのに、注文が入るたびに型を探しています。置き場が「最後に決めた場所」で止まり、打った数が型に積み上がっていないからです。入れ子や部品単位の交換、客先支給型、ショットカウンタが無い場合まで説明します。
品質管理「その不良、去年も出ていました」
是正処置報告書は毎回書いているのに、同じ品番で同じ不良が戻ってきます。記録が無いからではなく、1件1ファイルの書類になっていて品番から引けないからです。不良名の揺れと社内不良の抜けを含めて、再発が引ける形を説明します。
計測器管理「その一台、先月で切れてます」
校正期限の台帳はあるのに切れるのは、期限の日で見ているからです。外部校正は出してから戻るまで1〜2週間。手配日数を引いた「出す日」で並べる形と、切れたときの遡及調査を軽くする記録の作り方を説明します。
受注管理内示は900、確定は600でした
内示と確定注文のズレが痛いのは、ズレるからではなく、気づくのが材料を手配した後だからです。内示を上書きせずに履歴として貯め、前回からの増減と手配済みとの差を出す3段階を説明します。
見積・原価前はいくらで出しましたっけ
同じ品物の2回目の見積に時間がかかるのは、前回の見積が「品番で引けない形」で案件フォルダに散っているからです。見積を案件ではなく品番に貯め、前回との差分だけを見る形に変える3段階を説明します。
外注管理メッキから、いつ戻るんですか
熱処理やメッキに出した品物だけ進捗が見えなくなるのは、出した数と戻った数が一致しない前提の記録がどこにも無いからです。出しと戻しを別の行で持ち、今外に何がいくつ出ているかを1画面にする3段階を説明します。
図面管理前の版の図面で、削ってしまう
支給図面の改訂を取り違えるのは、版を管理していないからではありません。図面の入口が3つ以上あり、注文書に版が書かれず、現場が見るのは紙だからです。検査より前で止まる形にする3段階を説明します。
パッケージ販売管理ソフトを入れたのに、Excelが減らない
横で動き続けるExcelは「受注の前」「帳票の後」「人と人の間」の3か所に必ずいます。どれをソフトに戻し、どれを外でツールにし、どれはそのままでよいのかを1週間で棚卸しする手順を説明します。
在庫在庫表はあるのに、足りないか余るかになる
在庫表が答えているのは「前に数えたとき何本あったか」で、発注に要るのは「これから足りるか」です。残高だけを持って履歴を持たない作りが、棚卸しのズレと倉庫へ数えに行く習慣を生みます。
品質記録検査成績書に30分かかるのは、測っているからではない
時間を食っているのは測定ではなく、得意先ごとに違う様式へ測定値を打ち直す作業です。測定値を1回だけ記録して様式は差し替える形にすると、公差の判定も読み合わせの二重チェックも要らなくなります。
進捗「あの件、いつ上がりますか」に即答できない理由
納期を聞かれて折り返しになるのは、記録が無いからではありません。工番の情報がホワイトボード・Excel・日報・外注の控えなど7か所に分かれているからです。ボードを捨てずに1か所にする方法を説明します。
発注「簡単なシステムを作ってほしい」を開発会社に断られたら
小さい依頼ほど断られるのは、内容ではなく相手の原価の形が理由です。断られ方の4つの型と、依頼を「通る形」に直す3つの切り方を説明します。
集計複数のExcelを毎月1つにまとめている人へ
支店や店舗から届く同じ様式のExcelを、毎月コピー＆ペーストで束ねる作業。時間を食っているのは貼り付けではなく「催促」と「様式のズレ」です。関数やPower Queryで片づかない理由から説明します。
日報日報の転記をなくすと月末が半日戻る話
紙の日報をExcelに打ち直す時間は、枚数×1枚あたりの時間で効いてきます。月末に何分使っているのかを試算し、転記という工程そのものを消す方法を説明します。
シフトシフト希望をLINEと紙で集めるのをやめる方法
トークをさかのぼって拾い集め、表に書き写し、人数を数える。シフト表づくりの7工程のうち、どこが判断でどこが単純作業なのかを分解します。
見積書見積書をExcelで作り続ける限界と、48時間でツール化する方法
単価が複数のファイルに散らばる、過去の見積が探せない、行を足すと式が壊れる。見積書づくりの6工程のうち、どこが判断でどこが手作業なのかを分解します。