「あのチップ、最後の1枚でした」

朝、段取りに入ります。図面の指定は特定のコーティングのチップです。棚を開けると、箱はあるのに中が空です。昨日の夕方、誰かが最後の1枚を持って行きました。商社に電話すると、在庫が無いので入るのは3日後。手は2つしかありません。汎用のチップで流して面を諦めるか、機械を空けて別の仕事を先に入れるか。どちらも、前の日の夕方に分かっていれば起きなかった話です。

先に結論を書きます。工具と消耗品の在庫が合わないのは、在庫表を作っていないからではありません。減ったことが、減った場所で記録されないからです。材料は指図に紐づいて出庫されます。工具は、現場の人が棚から取っていくだけです。取った記録がどこにも残らないので、在庫表は作った日だけ正しく、翌週には合いません。合わないと分かっている表は、誰も見なくなります。順番に説明します。

在庫表があるのに「無い」が出る3つの理由

1. 出ていったことが、出ていった場所で記録されない

工具室や棚は、たいてい鍵が掛かっていません。鍵を掛けると段取りが止まるからです。取るのは3秒、記入は事務所のExcelを開いて30秒。この差がある限り、書かれません。書かないのは横着だからではなく、取る場所と書く場所が離れているからです。月に一度の棚卸で数を合わせても、次の週にはまたずれます。

2. 同じ物に名前が3つある

メーカーの型番、社内の呼び名、そして現場での「いつもの」。発注書はメーカー型番で出て、在庫表は社内の呼び名で並び、現場は「いつもの黒いやつ」で取っていきます。この3つが結びついていないと、在庫表に「ある」と書いてあるのに棚に無い、棚にはあるのに在庫表に載っていない、という状態が同時に起きます。さらに、同等品を別メーカーで買った回があると、行が増えて分かれます。数が合わない原因の半分は、消えたのではなく、別の行に分かれていることです。

3. 発注点が「箱の数」で決まっていて、使う速さが入っていない

「2箱を切ったら発注」という決め方が多いです。これは使う速さが一定のときだけ正しいやり方です。実際には、その刃物を使う品番の注文が重なった月は倍のペースで減ります。2箱では足りません。逆に、半年動いていない刃物にも同じ基準で発注がかかり、棚に積み上がります。減る速さと、入るまでの日数。この2つが入っていないと、発注点はどこに置いても外れます。この構造は材料発注の記事で書いたものと同じで、対象が材料から刃物に変わっただけです。

気づく時点を、段取りの朝より前に持ってくる

棚を開けて空だと分かる。これがいまのいちばん早い時点です。ここで分かっても、商社のリードタイムのほうが長いので、打てる手はありません。効くのは、生産計画を組むときと、受注を入れるときです。

翌週の計画を組んだ時点で、次が1画面に出ます。

• その週に流す品番で使う刃物と消耗品（品番に紐づいた一覧）
• いまの残りで足りるか（残数と、その週に必要な数）
• いま出せば間に合うか（商社ごとのリードタイムを引いた「発注する日」）

「来週の水曜に流す仕事で、指定のチップが2枚足りない」と月曜に分かれば、手は3つあります。いま発注する、同等品に切り替える判断を先に取る、その仕事を翌週に回す。当日の朝に分かった場合、手はひとつも残っていません。出したいのは在庫の正確な数ではなく、「いま動かないと間に合わないもの」の行だけです。

作るもの：3段階に分ける

第1段階：棚の前で減らせる形にする

棚の各段に、品目のバーコードかQRを貼ります。スマホで読むと、その品目の画面が開き、「2枚取った」を2タップで書けます。誰が取ったかは、端末を選ぶか名前のボタンを押すだけ。理由も、どの仕事に使うかも、最初は書かせません。書く内容を1つにしないと、続きません。

ここで大事なのは、入力の場所を、物を取る場所と同じにすることです。事務所に戻ってExcelを開く形にすると、また書かれなくなります。棚の前に古いタブレットを1台置いて、読み取り専用にしている会社もあります。

これだけで、在庫表は動き始めます。第2段階に進まなくても、「棚の空箱で初めて気づく」は無くなります。

第2段階：名前を1つにまとめる

1つの品目に、メーカー型番・社内の呼び名・現場の通称・過去に買った同等品をぶら下げます。どれで検索しても同じ行に着きます。発注書はメーカー型番で出し、棚のラベルは現場の通称で刷る。人が呼び分けるのをやめるのではなく、機械のほうで結びます。

この作業は一度きりで、たいてい半日から1日です。手間に見えますが、ここを飛ばすと第3段階が動きません。品番と工具を結ぶとき、工具の行が分かれていると「足りている」と「足りない」が同時に出るからです。

第3段階：発注点を、使う速さから出す

払出の記録が3か月ぶん溜まると、1週間あたりに何個減るかが出ます。これに商社ごとのリードタイムを掛けて、「入るまでに使ってしまう数」を出します。発注点はその数に安全分を足したところに自動で置きます。箱の数で決めるのをやめます。

さらに進めるなら、品番と工具を結びます。「この品番を1個作るのに、このチップを0.05枚使う」という係数を持たせると、生産計画から必要数が出ます。ただしこの係数は、最初から正確である必要はありません。払出の実績と生産数の割り算で出した概算で十分です。要るのは小数第3位の精度ではなく、「来週の仕事に足りるかどうか」の判断だからです。

逆に、期待しないほうがいいこと

• 工具の寿命は予測しません。「このチップはあと何個削れるか」は、材質・切削条件・機械の状態で変わります。作るのは在庫の残りを出すところまでで、摩耗の予知はしません。1本ずつの使用時間を積むのは、専用の工具管理システムの領分です
• ゼロにはなりません。急いでいる人は、読み取らずに取っていきます。これを無くそうとして棚に鍵を掛けると、段取りが止まって現場が別の隠し在庫を作ります。ずれは棚卸で吸収する前提にして、そのかわり棚卸を「数えたその場で入力して終わる」形にします（実地棚卸の記事）
• 最初の棚卸は人がやります。いま何がいくつあるのかを一度は数える必要があります。ここを自動化する方法はありません。ただし全数を一度に数える必要はなく、よく使う上位2〜3割から始めれば、効く部分はすぐ埋まります
• 商社の在庫は御社の在庫ではありません。「商社がいつも持っている」ものは、持っていない月があります。画面には「自社の棚にある数」だけを置き、商社の在庫はリードタイムの日数として持たせます
• 適正在庫の金額は、この画面では決まりません。いくら寝かせていいかは経営の判断です。出せるのは「動いていない品目と、その金額」までで、捨てるか持ち続けるかは人が決めます

よくある質問

品目が数百点あります。全部を登録するのは無理です

全部は要りません。直近3か月で1回でも動いたものから始めてください。多くの会社で、これは全体の2〜3割です。残りは棚にあるまま「未登録」で構いません。次に動いた日に登録すれば、そのとき初めて要るからです。最初に全数を揃えようとして、半年経っても始まらない——これがいちばん多い止まり方です。

チップの箱が小さくて、バーコードを貼れません

貼るのは物ではなく、棚の位置です。棚の段や仕切りにラベルを貼り、そこに入っているものを紐づけます。物が動いても位置は動かないので、こちらのほうが続きます。1つの位置に複数の品目が混ざっている場合だけ、仕切りを足すか、位置のラベルを分けます。

再研磨に出す刃物はどう扱いますか

研磨に出た本数は「在庫」から抜き、「研磨中」として別に持ちます。ここを在庫に含めたままにすると、棚に無いのに「ある」と出ます。出した日と戻る予定の日を持たせ、予定を過ぎたものだけを一覧の上に出せば、催促もできます。構造は外注工程の記事と同じで、手元から出た物を別の表で管理すると、必ず片方が古くなります。同じ行の中で状態を持たせるほうが続きます。

再研磨の回数に上限（あと2回まで、など）がある場合は、本数ではなく1本ずつの行が要ります。そこまで要るかどうかは、廃却の判断を誰かの目で見ているかどうかで決まります。多くの会社では、本数と回数の平均で足ります。

機械に載ったままのツールホルダやアーバはどうしますか

これは消耗品ではなく備品なので、数えるのではなくどこにあるかを持ちます。金型や治具と同じ扱いになるので、金型・治具の台帳の記事のほうが近いです。同じ画面に混ぜると、「減るもの」と「動くもの」で必要な列が違うので、どちらも使いにくくなります。

商社が持ってきて、使った分だけ払う形（消化仕入れ）です

その場合でも残数を自社で持つ価値はあります。月末に商社が数えて請求してくる形だと、請求書が来るまで使用量が分かりません。棚の前で減らしておけば、月中に「今月は多い」と気づけますし、商社の請求と突き合わせられます。実際、この突き合わせで数の食い違いが見つかることがあります。

生産管理ソフトに在庫機能が付いています

使えるなら、そちらを使ってください。足りないのはたいてい「棚の前で減らせる入口」の1点です。ソフトの在庫機能は、入庫と出庫を伝票で処理する前提で作られていて、工具のように伝票なしで動くものには重たすぎます。入口だけを外に作り、日次か週次でCSVを渡す形にできます。考え方はパッケージの外に残る仕事と同じで、中心のデータは元のソフトに置いたままにします。

誰が入力するのですか

取った人です。段取りをする人、加工中に替える人。1回の入力が10秒で終わらないなら、書かれません。ですので、バーコードを読んで数をタップするだけにします。事務方がまとめて入力する形にすると、「いつ減ったか」が伝わらないので、使う速さが出せなくなります。

棚卸の数と合わなかったら、どうするのですか

棚卸の数を正としてその場で上書きし、差の履歴だけを残します。原因を毎回追うと棚卸が終わりません。3か月ぶん溜めると、いつも合わない品目が見えてきます。そこだけ原因を見れば十分で、たいていは「1箱の入り数が途中で変わった」「同等品が別の行に立っている」のどちらかです。

データは誰が持つのですか

御社のものです。CSVでいつでも書き出せます。お預かりしたデータを、他社の案件や第三者のサービスに使うことはありません。

費用と期間

第1段階（品目の一覧、バーコードで開く画面、払出の記録、発注点を割ったものの一覧、印刷とCSV）はライトプランの範囲です。複数人がスマホから入れて誰が取ったかを残す、払出の実績から発注点を自動で出す、品番と工具を結んで生産計画から必要数を出す——このあたりはスタンダードになります。発注点の見直しや品目の追加は保守の範囲（月2件までの改修）で対応できます。

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