メッキから、いつ戻るんですか

社内の工程は、ホワイトボードを見れば分かります。ところが熱処理に出した、メッキに出した、研磨に出した——外に出た瞬間だけ、進捗が誰にも見えなくなります。客先から「あの品、どうなってますか」と聞かれて、まず探すのは出荷伝票の控えで、次にかけるのは外注先への電話です。

この記事は、外注管理システムを入れる話ではありません。先に結論を書きます。外注が見えないのは、記録していないからではありません。「出した数」と「戻った数」が一致しない前提で作られた記録が、どこにも無いからです。だから出荷伝票の控えを綴じても直りません。直るのは、「今、外に何がいくつ出ていて、どれが約束の日を過ぎているか」が1画面で出るようになったときです。順番に説明します。

外注に出ている品物は、社外にある自社の在庫です

言われてみれば当たり前なのですが、この見方をしていない会社がほとんどです。棚を見て数える在庫と、外注先の棚に置いてある自社の品物は、会計の上では同じものです。棚卸で数が合わない原因の筆頭が、この社外在庫です。

しかも社外在庫には、社内の在庫に無い性質が2つあります。

• 自分では数えられません。電話して聞くか、戻ってくるまで分かりません
• 数が変わります。メッキで不良が出れば戻りは減り、熱処理で歪めば手直しに回ります。出した100個が100個で戻るとは限りません

ここが、社内工程の進捗管理をそのまま外注に当てはめられない理由です。社内なら「工程が進んだ」だけを追えば足りますが、外注は「進んだ」と「減った」を同時に追う必要があります。

出す人と、受ける人が違う

外注の記録が続かない理由の半分はこれです。

4つの場面に4人が関わり、全員が「自分の担当のところだけ」を記録しています。出荷伝票の控え、手帳、受入の紙、請求書。4つが別の場所にあるので、つなぐ作業が発生します。つなぐ作業は、誰の担当でもありません。だから月末までやりません。

数が合わないときの書き方が、決まっていない

Excelの外注台帳が半年で止まる、いちばん技術的な理由がこれです。100個出して、98個戻り、2個が不良だったとき、どう書くのか。

• 元の行の数量を98に直す … 出した数が消えるので、請求の照合ができなくなります
• 不良2個の行を足す … 行が増え、同じ工番が何行にもなり、合計を出すのが手作業になります
• 備考欄に「不良2」と書く … 集計できません。読める人が読むだけの情報になります

どれも間違いではありませんが、会社の中で書き方が統一されないと、台帳は数か月で読めなくなります。人によって書き方が違うからです。そして統一しても、次は「手直しに回って翌月に戻ってきた分」で同じことが起きます。

外注は、1社で終わりません

部品加工の会社で、外注が1工程だけということはあまりありません。切削 → 熱処理 → 研磨 → メッキ、のように外注先を渡り歩きます。しかも会社によっては、熱処理屋からメッキ屋へ直送します。

この連鎖には、面倒な性質があります。

• 1つ遅れると、後ろが全部ずれます。熱処理が2日遅れれば、メッキの引き取り日も納期も2日動きます
• 直送だと、自社を経由しません。現物を見ていないので、数も状態も相手からの連絡でしか分かりません
• どこで止まっているかが、すぐ言えません。客先に納期を聞かれたとき、2社に電話することになります

だから外注の記録は、工番ごとに「次にどこへ行くか」を持たせておく必要があります。持たせておけば、熱処理の戻り日が動いた時点で、後ろの予定がずれることがその場で見えます。社内の工番を追う話の続きとして、社外の工程まで1本の線にする、ということです。

月末の請求書の照合は、たいてい諦められています

外注先から届く請求書に、その月に出した品番と数量と単価が並んでいます。本来これは、こちらの出し入れの記録と一致しているはずです。ですが実際には、金額の合計だけ見て、支払いに回されます。

照合していない会社を責めるつもりはありません。照合するには、こちらに「その月に出した分の一覧」が必要で、それが無いからです。伝票の控えを1枚ずつめくって突き合わせるなら、半日仕事になります。

ただ、ここで起きている損は、実は小さくありません。よくあるのは次の3つです。

出しと戻しが1か所に貯まっていれば、月末に一覧を出して並べるだけで済みます。全部を突き合わせる必要はありません。数が合わない行だけ出れば足ります。

いきなり全部やらない。3段階に分ける

第1段階：出しと戻しだけ

持つ欄は、出し側が 工番・品番・外注先・工程名・出した日・数量・約束の戻り日。戻し側が 戻った日・良品数・不良数・手直しに回った数。これだけです。単価も請求も、まだ入れません。

この段階でできるようになるのは1つ、「今、外に何がいくつ出ているか」の一覧です。約束の戻り日を過ぎているものが上に出る形にします。電話をかける先が、朝の1分で分かるようになります。

第2段階：現品票と受入

出しの登録で、番号を印字した現品票が出るようにします。戻ってきた箱の票の番号を入れれば、どの出しの戻りかが一意に決まります。「この箱、どの工番でしたっけ」が無くなります。戻りの検査結果をここに付けると、検査記録と同じ仕組みの上に載ります。

第3段階：請求の照合と連鎖

単価を登録して、月末に外注先ごとの一覧を出します。相手の請求書と数と単価を並べて、合わない行だけを出します。あわせて、工番ごとの次工程を持たせて、1社の遅れが後ろにどう響くかを出します。

第1段階だけでも、外注先への電話の回数は目に見えて減ります。先に第3段階から入らないでください。請求の照合をしたくて始める会社は多いのですが、照合の材料は第1段階の記録そのものなので、そこが無ければ照合する相手がありません。

逆に、期待しないほうがいいこと

• 外注先にシステムを使わせることはしません。相手にログインしてもらう形は、まず続きません。相手の事務所の手間が増えるだけで、相手には何の得も無いからです。記録するのは、こちらの出し入れだけです
• 納期は自動では分かりません。電話で聞いた日付を入れる場所を作るだけです。ツールの役目は「聞いた結果が、聞いた人以外にも見える」ところまでです
• 相手の基幹システムとはつなぎません。EDIや専用の受発注サービスは、相手が既に使っているなら、そちらが正です。こちらの台帳は自社の出し入れを持ちます
• 不良が減るわけではありません。減るのは「戻ってこないことに気づくのが遅れる」ぶんと、「請求が合っているか分からない」ぶんです

よくある質問

外注先が5社あって、やりとりはFAXと電話です

そのままで構いません。相手のやり方を変えてもらう話ではないからです。記録するのは、こちらが出した事実と戻った事実だけです。FAXの注文書をこちらから出しているなら、出しの登録から同じ内容を印刷する形にできるので、二度書きは減ります。

客先から支給された材料を、外注に出しています

欄を分けます。自社の材料と客先支給品は、数が合わなかったときの扱いがまったく違うからです（支給品の不良は、こちらが弁償するとは限りません）。台帳には所有者の欄を1つ足します。客先ごとの預り品の残数が出るようになるのが、この欄の値打ちです。支給品の残数を聞かれて即答できない会社は多いです。

熱処理屋からメッキ屋へ直送しています

直送は「戻りの登録が、次の出しを兼ねる」形にします。現物が自社に戻らないので、登録するのは相手からの連絡です。数が確認できるのは最後の工程から戻ったときになりますが、どこに何個あるはずかは分かるので、合わなかったときに遡る先が絞れます。

販売管理ソフトに外注の機能があります

あるなら、それを使ってください。足りないのはたいてい「今、外にあるものの一覧」と「出した数と戻った数の差」の2つです。その2つだけを外に作り、品番と工番はCSVでソフトから受け取る形にできます。考え方はパッケージの外に残る仕事と同じで、中心のデータはソフトに置いたままにします。

棚卸のときだけ分かればいいのですが

それなら第1段階だけで十分です。棚卸の日に「外にある分」の一覧を印刷できれば、社外在庫の数え漏れは無くなります。材料の発注の話と合わせると、社内と社外の両方が1つの数字になります。

現場にPCがありません

第1段階は事務所だけで回ります。出すときに伝票を書いているのは事務所か出荷の担当なので、そこで1回入力するだけです。第2段階で現品票の番号を読むところから現場が触りますが、タブレット1台を受入の台に置けば足ります。

何人まで使えますか

事務所の数人で使う第1段階はライトプランの範囲です。現場の受入からも入力し、記録を貯めて同時に開く第2段階からはスタンダードになります。人数で追加の費用はかかりません。

データは誰が持つのですか

御社のものです。CSVでいつでも書き出せます。お預かりしたデータを、他社の案件や第三者のサービスに使うことはありません。外注先の単価は取引条件そのものなので、扱いには特に気をつけます。

費用と期間

第1段階（出しと戻しの記録、外にあるものの一覧、遅れの抽出）はライトプランの範囲です。CSVの取り込みと書き出しもこの中に入ります。現品票の印字、受入からの入力、請求の照合、工番ごとの連鎖まで入れる場合はスタンダードになります。外注先に何かを導入していただく必要はないので、先方に費用は発生しません。外注先の追加や工程名の追加は保守の範囲（月2件までの改修）で対応できます。

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