「あの件、いつ上がりますか」に即答できない理由

得意先から電話が入る。「先月お願いした工番、いつ上がりそうですか」。受話器を押さえて工場を覗く。職長は機械の前にいて、手が離せない。ホワイトボードの磁石は「加工中」のままだが、それがいつ書かれたものかは分からない。外注に出した分は、たしか先週の水曜に引き取りに来たはずだ。「確認して折り返します」と言って電話を切る。

この記事は、この折り返しを無くすための話です。先に結論を書きます。即答できないのは、記録を取っていないからではありません。むしろ、たいていの町工場は記録を取りすぎているくらいです。問題は、その記録が7か所に分かれていて、突き合わせられる人が社内に1人か2人しかいないことです。

「今どこ」を答えるために、頭の中でやっていること

納期を聞かれたとき、答えられる人が参照している場所を並べてみます。町工場の規模や業種で多少入れ替わりますが、だいたいこの形になります。

7か所を頭の中で突き合わせて、はじめて「あと3日です」が出てきます。これができるのは、受注から出荷までの流れが頭に入っている人だけです。属人化していると言われる状態の正体は、能力の差ではなく、参照先の数です。7か所を1か所にすれば、入って半年の事務員でも同じ答えが出せます。

ホワイトボードは、捨てなくていい

工程管理の相談で最初に言われるのが「ホワイトボードをやめたい」ですが、私たちは止めません。ボードには他の道具に無い強さが3つあります。

• 一覧性。全工番の状態が、視線を動かすだけで入ってくる。画面のスクロールに勝ちます
• 書き換えの速さ。磁石を1つ動かすのに1秒。ログインもタップも要らない
• 現場が自分から見に来る。朝、通りがかりに全員が見る。誰も「開いて」とは言われていないのに見ます

ボードの弱点は、この3つの強さと引き換えの、はっきりした3つだけです。過去が残らない（消した瞬間に消える）、離れた場所から見えない（事務所・自宅・出先）、聞かれたときに手元に無い。逆に言えば、この3つだけを埋める道具を足せば足ります。ボードを置き換える必要はありません。

Excelの工程表が半年で止まる、3つの理由

多くの工場が一度は作っています。そして、たいてい途中で更新されなくなります。理由は現場の意識ではなく、道具の性質です。

1. 更新できる人が1人だけになる

PCは事務所にしかなく、現場の手は油や切粉で汚れています。結果、現場が口頭で伝え、事務所が代わりに入力する形になる。伝言が1回挟まると、入力は必ず遅れ、遅れた表は誰も信用しなくなります。信用されない表は、更新する動機も失います。

2. 行を足すと壊れる

工番が増えるたびに行を挿入する。VLOOKUPの範囲が追従せず、条件付き書式の適用先がずれ、ガントチャート用の日付計算が1行だけ狂う。作った人は直せますが、その人が忙しい日は放置されます。

3. 同時に開けない

共有フォルダのxlsxは、誰かが開いていると読み取り専用になります。「閉じてください」と言いに行くのが面倒で、コピーを作る。コピーが2つになった時点で、どちらが本物か分からなくなります。

即答するために、最低限そろえるもの

いきなり生産管理の全体像を作ろうとすると、必ず途中で止まります。「あと何日か」を答えるためだけなら、必要な項目はこれだけです。

ここで一番大事なのは、「進捗率（％）」を項目に入れないことです。60%か70%かを正確に入れられる人はいません。入れられない項目は必ず空欄になり、空欄が増えると表全体が信用を失います。「どの工程まで終わったか」という事実だけを記録します。旋盤が終わっているかどうかなら、やった本人が迷わず答えられます。

現場が押してくれるかどうかが、すべてを決める

仕組みの成否は、機能の数ではなく、現場の1回の入力が何秒で終わるかで決まります。私たちが作るときに守っているのはこの5つです。

• 1タップで完了。工程名のボタンを押すだけ。日付と時刻は自動で入る
• 名前は選択式。手入力を求めない。タップ2回まで
• ボタンを大きく。作業手袋のままでも押し間違えない大きさにする
• 備考は任意。必須にした瞬間、入力そのものが避けられる
• 取り消せる。押し間違いを直せないと、現場は押すのを怖がる

逆に、現場に「今日の作業内容を文章で入力」を求める設計は、まず定着しません。文章が必要な情報は、これまで通り紙の日報に書いてもらい、あとから写真で残すほうが現実的です。

いきなり全部やらない。3段階に分ける

第1段階：工程の完了打刻だけ（ホワイトボードは残す）

工番一覧と、工程ボタンだけを作ります。ホワイトボードはそのまま使い続けます。並行して2週間ほど回すと、ボードと画面のどちらを見るようになるかが自然に分かります。この段階で「あと何工程」は答えられるようになります。画面1〜2枚、機能1つなので、ライトプラン（¥98,000・48時間）の範囲です。

第2段階：外注の出し・戻り

社内の工程が見えるようになると、次に効いてくるのが外注です。「メッキに出したまま」「熱処理が戻ってこない」が、遅れの理由として浮かび上がります。出し日と戻り予定を入れ、予定日を過ぎたものだけを一覧に出します。

第3段階：検査記録と出荷

検査結果を画面から入れて、検査成績書の様式で印刷できるようにします。ここまで来ると、工番一つひとつに受注から出荷までの履歴が残ります。データが貯まり、複数人がログインして使う形になるので、この段階はスタンダードプラン（¥298,000・5営業日）です。

第1段階だけで止めても構いません。むしろ、使ってみて要らないと分かった機能を作らずに済むほうが、結果として安く上がります。

即答できるようになると、何が変わるか

誇張せずに書きます。ツールを入れて短くなるのは、加工時間ではありません。短くなるのは、探す時間と、待たせる時間だけです。

• 納期の問い合わせが、折り返しから即答になる。得意先にとっては「あの工場は聞けばすぐ分かる」という評価になります
• 朝礼の材料が変わる。「今日詰まっているのはどれか」が一覧で出るので、口頭の確認から入らずに済みます
• 遅れの理由が分類できる。材料待ち・外注戻り待ち・検査待ち・機械の空き待ちのどれが多いのかが数で出ます。これが分かると、次の見積で出す納期の根拠が変わります
• 受注時の返事が速くなる。過去に同じ品物を何日で出したかが残っているので、「だいたい2週間」を勘で言わずに済みます

よくある質問

現場にスマホの持ち込みが禁止です

共用のタブレットを1台、工程の入口や検査台の横に固定して置く形にできます。ログインは合言葉1つにして、名前は画面上で選ぶだけにします。それも難しい場合は、紙の日報のまま集めて、事務所が1日1回まとめて入力する形でも構いません。その場合でも、7か所を突き合わせる作業は1か所を見る作業になります。即時性は落ちますが、翌朝には全工番の状態が揃います。

生産管理ソフトをすでに入れています

CSVで出し入れできるものなら、たいていつながります。既存のソフトを置き換えるのではなく、現場が触る入力の部分だけを外に出す使い方が現実的です。つながらない場合は「ここは手作業のまま残ります」と最初に明記します。できないことを曖昧にしたまま進めません。

工程の並びが、品物ごとにばらばらです

固定の工程表を1つ作るのではなく、工番ごとに工程を選んで並べる形にします。よく出る組み合わせを「型」として登録しておけば、受注時の入力は2〜3タップで済みます。すべての品物を同じ流れに押し込もうとする設計が、いちばん定着しません。

何人まで使えますか

ライトプランは個人〜数人での利用を想定しています。現場の全員が打刻し、事務所と職長が一覧を見る、という使い方なら10〜20人規模までは第1段階の形で足ります。人ごとの権限を分けたい、誰がいつ何を変えたかの履歴を残したい、という要件が入るとスタンダードです。

データは誰が持つのですか

お客様のものです。CSVでいつでも全件書き出せる形にしてお渡しし、ソースコードもzipでお渡しします。私たちとの契約が終わってもツールは動き続け、社内の方や他社が引き継げます。お預かりした図面や受注データを、他のお客様の案件に使うことはありません。

費用と期間

先ほどの第1段階（工番一覧と工程の完了打刻）がライトプラン、第3段階まで含めるとスタンダードです。いずれも初期費用のみで、月額の利用料はかかりません。印刷・PDF出力とCSVの入出力、スマホ対応は、どちらのプランでも標準で入っています。

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