日報の転記をなくすと月末が半日戻る話

現場から上がる日報が、紙かLINEの写真で事務所に届く。事務の方がそれを見ながら、日付・現場名・人数・作業時間・作業内容をExcelに打ち直す。月末にはその束が机に積まれている——この形で回している会社は、建設でも設備でも清掃でも、まだかなり多いはずです。

この記事では、その「打ち直し」にどれだけの時間が使われているのかを計算し、現場で直接入力する形にすると何が変わるのかを説明します。読みながら触れる無料のデモも公開しています。

転記に何分かかっているのか、まず数える

感覚で「けっこう時間がかかる」と言っていても対策は決まりません。掛け算にすると規模が見えます。

これは仮定を置いた試算で、どこかの会社で計測した数字ではありません。値を自分の会社のものに置き換えて使ってください。1日15枚・1枚2分の会社なら月11時間、丸1日半です。ここに、判読できない字を現場に電話して確かめる時間、抜けている日を催促する時間が乗ります。

なぜ紙とExcelでは転記が消えないのか

理由は単純で、入力する場所と集計する場所が別だからです。現場は紙かスマホ、集計は事務所のExcel。この2つが物理的に離れている限り、あいだを人が運ぶしかありません。

「Excelを共有フォルダに置いて現場から直接入れてもらう」という改善はよく試されますが、たいてい定着しません。スマホから開いても表計算のシートは操作しづらく、同時に開けば「読み取り専用」になり、行を1つずらして入力されるだけで集計の式が狂います。Excelは集計には強い道具ですが、複数の人が外から少しずつ書き込む用途には向いていません。

現場で入れる形にすると、どう変わるか

入力の場所と集計の場所を1つにまとめると、6つの工程はこう変わります。

効くのは3つ目の「不要」の行です。転記という工程そのものが無くなるので、月末の4時間が「短くなる」のではなくゼロになります。加えて集計が常に最新になるので、月末を待たずに「今月ここまでで何人工使ったか」が分かります。

地味ですが効くのが入力の形です。現場名と報告者をリストから選ぶ形にするだけで、表記ゆれ（「〇〇邸」「〇〇様邸」「〇〇テイ」）が消えます。表記ゆれは集計でいちばん人手を食う原因です。

よくある不安

現場は電波が入らないことがある

入力を端末にいったん保存し、電波が戻ったときに送る作りにできます。地下や山間部の現場がある場合は、最初にそうお伝えください。

年配の職人がスマホを使えない

入力欄を減らすのが答えです。日付は今日、現場と報告者は選ぶだけ、時間はよく使う値をボタンにする——ここまで削ると、打つのは作業内容の1行だけです。それも難しければ紙で出してもらい、事務所側が1画面で入力する運用にできます。その場合でも集計の作り直しは無くなります。

写真の枚数が多いと重くならないか

送信前に縮小する処理を入れます。デモでは長辺960pxに縮めています。報告書に貼る用途ならこれで十分で、通信量も抑えられます。

今使っている日報の様式を変えたくない

変える必要はありません。印刷やPDFの体裁は、今お使いの様式に合わせて作ります。元請けに提出する形式が決まっている場合は、その1枚をお送りいただければ、それに合わせて出力します。

費用と期間

日報のツール化は、規模によってライトとスタンダードに分かれます。

1人か2人が入力し、データは端末とCSVで持つ——この範囲ならライトプランです。現場の複数人が各自のスマホから同時に入れる、過去分をサーバーに貯めて検索する、未提出の現場を翌朝に通知するといった要件が入るとログインとデータベースが必要になり、スタンダードになります。日報は複数人で使うことが多いため、実際にはスタンダードになりやすい領域です。

いずれも初期費用のみで、月額の利用料はかかりません。ソースコードもお渡しします。

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