「前回、どんな感じでしたっけ」

10時のご予約。お客様が席に着かれます。カルテを取りに行きます。五十音のファイルをめくって、ありました。前回の担当者の字で、こう書いてあります。「7/OX 1：2 20分 少し明るめ」。前回入った本人は、今日は休みです。7番に何を何グラム混ぜたのか、オキシは何パーセントだったのか、「少し明るめ」は前々回より明るいのか、ご希望より明るいのか。書いてありません。結局、お客様に聞きます。「前回、どんな感じでしたっけ」。お客様は覚えていません。「いつもの感じで」とおっしゃいます。

先に結論を書きます。これはカルテが無いから起きているのではありません。紙のカルテが1枚も無いサロンは、まず見かけません。問題はその先で、紙のカルテが「書いた本人が、次に自分で読み返すためのメモ」として作られていることです。書いた本人にとっては「7/OX 1：2」で十分に足ります。頭の中に、混ぜた剤とグラム数と、そのときのお客様の髪の状態が残っているからです。本人の記憶を前提にした記録は、本人が休んだ日には読めません。

前回の施術が引き継がれない3つの理由

1. 配合は「数字の組み合わせ」なのに、書く場所が自由記述

カラーの1回ぶんを再現するのに要る情報は、だいたい決まっています。

• 薬剤の色番と、それぞれのグラム数（2剤・3剤を混ぜたなら、その比率）
• オキシの濃度と量
• リタッチか、毛先まで入れたか（塗り分けたなら、根元と毛先で別の配合）
• 放置時間と、加温の有無
• 仕上がりの評価（暗く入った・赤みが残った・思ったより抜けた）

これだけの項目が、カルテの上では1行の空欄に押し込まれています。書く人によって書き方が変わり、忙しい日には削られます。削られるのはたいてい「次に効いてくる情報」のほう——グラム数と、仕上がりの評価です。色番だけは残るので、カルテは埋まっているように見えます。

2. 時系列が、1枚の紙に押し込まれている

1枚の用紙に入るのは、だいたい5〜6回ぶんです。埋まると裏に回り、裏も埋まると2枚目になります。2枚目はファイルの同じ場所に挟まっていればよいほうで、増えたぶんだけ抜け落ちます。

その結果、前回だけは分かるが、それより前が追えなくなります。「3回前に赤みが出たので、その次から色を変えた」という経緯は、紙をさかのぼれば書いてあるはずですが、施術の合間にさかのぼる人はいません。毎回、前回の1回だけを見て決めることになります。だから同じ失敗が半年おきに戻ってきます。

3. 「絶対に見落としてはいけない情報」が、メモの中に埋もれている

カルテに書いてあることのうち、性質がまったく違うものが混ざっています。

• 見落とすと事故になる情報——ジアミンのかぶれ、パッチテストの結果、地肌の状態、妊娠中かどうか、頭皮の手術歴
• 毎回参照する情報——前回の配合、履歴、くせの出方
• 覚えておくと喜ばれる情報——お仕事、ご家族の話、次の予定

この3つが同じ平面に、書かれた順に並んでいます。1番目はいつでも最初に目に入る場所にあるべきものですが、実際には3か月前の行の右端に小さく書かれていたりします。担当者が入っている限りは、記憶が補ってくれるので問題になりません。代わりに入った日と、新しく入ったスタッフの日だけ、そこが抜けます。

「カルテをExcelにする」で止まってしまう理由

紙をやめようとしたとき、多くの場合はExcelが候補になります。ここで必ず2つのどちらかになります。

• お客様1人につき1シート。紙のカルテの形に近いので作りやすいのですが、数百シートになった時点でファイルが開かなくなり、目的のシートを探すのに時間がかかるようになります。
• 1行＝1回の来店。集計はできますが、お客様を絞り込むのに毎回フィルタの掛け直しが要ります。1人のお客様の履歴を時系列で読む、という本来の使い方がいちばんやりにくい形です。

そしてどちらの形でも、施術中に見られません。Excelはバックヤードのパソコンの中にあり、席を立つ必要があります。実際には、開くのは閉店後です。つまり「見る時間」と「書く時間」が施術から切り離されるので、書く内容は記憶をたどったものになり、紙のときより薄くなります。3か月ほどで紙に戻ります。

「カルテをスマホで撮って、フォルダに入れる」も同じところで止まります。撮った時点で、中の文字は探せなくなります。お客様の名前で並べたフォルダの中から、日付を頼りに写真を開くことになり、紙のファイルをめくるのと手間が変わりません。

画面にすると、何が変わるか

入り口が「お客様の名前」ではなく「今日の予約」になる

最初に出るのは、今日ご来店の方が時間順に並んだ1枚です。その行を押すと、その方のカルテが開きます。名前で探す操作がありません。五十音のファイルも、検索窓も要りません。新規の方だけが印で分かるので、受付の前に誰が初めてかも見えています。

配合が「メモ」ではなく「項目」になる

色番・グラム・オキシの濃度・放置時間・塗り分けの別を、それぞれ別の欄にします。自由記述は「仕上がりの評価」に残します。欄になっていると、空欄が空欄として見えます。書き漏れがその場で分かるのは、紙との一番大きな違いです。

そのうえで、前回の配合をそのまま写して、必要なところだけ直せるようにします。リピートのお客様は前回と同じか、前回から少しずらすかのどちらかがほとんどなので、実際の入力は数タップで終わります。「前回より赤みを1段落とした」が、変更の記録として残ります。

見落としてはいけない情報が、上に固定される

アレルギー・パッチテストの結果・地肌の状態・妊娠中かどうかは、時系列のメモとは別の場所に持たせ、カルテを開いたときに必ず画面の上に出るようにします。書いた日付が何年前でも、位置は変わりません。代わりに入ったスタッフでも、新しく入ったスタッフでも、視界に入ります。

履歴が縦に伸びるので、3回前までさかのぼれる

来店日・メニュー・担当・配合・仕上がりが、上から新しい順に並びます。紙の1枚に収まる必要がないので、1年前まで同じ画面で下に辿れます。「去年の夏も同じ時期に明るくしている」「このお客様は3回続けて赤みが出ている」が、めくらずに見えます。仕上がりの写真も同じ行に付けられるので、色の記憶に頼らなくなります。

施術の合間に、その場で見て、その場で書ける

スマホとタブレットで動く前提にします。セット面で開いて、薬剤を作る前に前回を確認し、塗り終わったところで配合を入れる。書く時間が施術の中に戻るので、内容が薄くなりません。入力はプルダウンと数字が中心で、文字を打つのは評価の1行だけにします。

ついでに、来店の間隔が出る

来店日が記録として溜まるので、そのお客様の平均の来店周期が自動で出ます。周期を過ぎた方が一覧に並ぶ形にしておくと、しばらくお見えでない方へのご案内がそのまま作れます。カルテのために入れた記録が、そのまま次の仕事に使えます。この部分は美容室・サロン向けのページに、他の業務と合わせて書いています。

いまの紙のカルテからの移し替え

よくご心配をいただくのが、紙のカルテを全部打ち直すことになるのではないか、という点です。そうはしません。

• 取り込むのは直近1年ぶんで足ります。実際に参照されるのは直近の2〜3回です。それより前は、紙のまま残していただいて構いません。
• 打ち直しはこちらで行います。お預かりして、こちらで並べ直してお返しします。スタッフの手は空けたままにできます。
• 全部そろってから使い始める必要はありません。ご来店のあった方から1人ずつ埋まっていく形にできます。次にお見えになったときに前回ぶんを入れれば、2回目のご来店から効き始めます。
• 呼び名はお店の言い方のままにします。「指名」「クーポン」「メニュー」「技術」——どの言葉で呼んでいるかは店ごとに違うので、画面の文字をそちらに合わせます。

紙のカルテは、すぐにやめていただかなくて構いません。1〜2週間は今までどおり紙にも書いて、両方を見比べてから、合うと分かってやめる形をおすすめしています。

お客様の情報をどこに置くか

カルテには、かぶれや既往のような、扱いに気を遣う情報が入ります。保存の場所と範囲は、先にお店のご指定に合わせて決めます。

• 保存先はそのお店専用の領域を用意し、他のお客様のデータと混ぜません。
• ご希望があれば、氏名を持たずに会員番号だけで回す作りにもできます。予約表の側にだけお名前を置き、カルテは番号で引く形です。
• どの項目をどこに保存するかは、制作前に書面でお示しします。
• お預かりした紙のカルテやExcelは、そのサロンの制作にだけ使い、他の案件に流用しません。

作らないほうがよい場合

次のどちらかに当てはまるなら、作らないほうがよいとお伝えします。

• スタイリストがお一人で、代わりに入る人がいない。全員の髪と配合がご自身の頭に入っているなら、紙のカルテのほうが速いことがあります。効いてくるのは、休みの日に別の人が入る店と、スタッフが増える予定のある店です。
• サロン向けのシステムを入れていて、カルテが実際に使われている。使えているなら、そのまま続けるほうがよいです。ただし「システムは入れたのにExcelと紙が減らない」状態であれば、別の記事に同じ話を書いています。

期間と費用

分かれ目は「複数のスタッフが同時に見るかどうか」と「写真を溜めるかどうか」です。お一人で使って印刷できればよい、というのであればライトプランに収まります。どちらに当たるかは、いまお使いのカルテを1枚見せていただければ、その場でお答えします。

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