シフト希望をLINEと紙で集めるのをやめる方法

飲食店、小売、介護、クリニック、警備。スタッフが交代で入る職場では、毎月シフト希望の収集が発生します。LINEのグループに「来月の希望を今週中にお願いします」と投げ、返ってきたメッセージを見ながらExcelに書き写す。紙の希望表を休憩室に貼り、集まったものを事務所で打ち直す。どちらもよくあるやり方です。

この作業がつらいのは、難しいからではありません。判断がほとんど要らないのに、時間だけは確実にかかるからです。どこに時間が消えるのか、なぜLINEや紙やExcelでは苦しくなるのか、ツールにすると何が変わるのかを順に説明します。

シフト表づくりの時間は、どこに消えているのか

「シフトを組む」と一言でいっても、作業は次のように分かれています。

1. 締切を告知し、出していない人に個別で催促する
2. LINEのトーク・紙・口頭で届いた希望を読み取る
3. それを月間の表に1人ずつ書き写す
4. 日ごと・時間帯ごとに人数を数え、足りない枠を見つける
5. 足りない枠について、出られそうな人に個別に打診する
6. 確定した表を印刷して貼り、LINEでも共有する
7. 公開後の交代・欠勤の連絡を受けて、表を直して配り直す

このうち頭を使って判断しているのは5番の「誰に頼むか」だけで、残りは催促する・読み取る・書き写す・数える・配り直すという単純作業です。しかもこの時間は、たいてい店長や管理者という、いちばん手が空かない人のものです。

LINE・紙・Excelで限界が来る理由

1. 希望が1箇所に集まらない

グループLINEで集める方式は、始めるのは簡単ですが、希望申請が業務連絡や雑談と同じトークに並ぶため、集める側は上へスクロールしながら拾い集めることになります。個別トークにすれば流れませんが、今度は人数分のトークを開いて回ることになります。

2. 「言った・言わない」が残らない

「15日は無理だと伝えたはずです」と言われたとき、トーク履歴をさかのぼる作業が発生します。転記ミスなのか伝え忘れなのかを確かめるだけで時間が過ぎます。申請そのものが記録に残っていれば、この確認は一覧を開くだけで済みます。

3. 集計と充足チェックが手作業

転記したあとには、日ごとの人数を数える作業が残ります。関数を組んでいても、人の増減や時間帯の区分の変更のたびに式の範囲を直す必要があり、直し忘れると静かに間違った人数が出ます。不足に気づくのが公開直前になると、打診の時間が足りません。

4. 公開後の変更に弱い

シフトは公開して終わりではありません。交代や欠勤のたびに表を直し、印刷し直し、LINEでも配り直します。配り直すたびに古い画像がトークに残り、スタッフ側は「どれが最新か」が分からなくなります。

ツールにすると、何が変わるか

スタッフがスマートフォンで出られる日をタップし、管理者はそれをそのまま一覧で見る。専用ツールにすると、先ほどの7工程はこう変わります。

いちばん効くのは、転記が消えることです。スタッフが入力したものがそのまま管理表になるので、読み取る・書き写す・間違いを直すという作業がまとめて無くなります。

次に効くのが人数チェックです。必要人数を設定しておけば足りない枠がその場で分かり、締切の翌日には打診を始められます。

確定したシフトはCSVで書き出せるので、給与計算や既存の管理表にはこれまでどおり取り込めます。

導入のときによくある不安

スマートフォンに慣れていない人がいる

画面は、名前を選び、出られる日と時間帯をタップして送信するだけの構成にします。アプリのインストールもアカウント登録も不要で、配ったURLを開けば使えます。紙で出したい方が数人いる場合は、その分を管理者が代理入力できるようにしておけば、全体の流れは止まりません。

今のシフト表の形を変えたくない

変える必要はありません。印刷やCSVの体裁は今お使いの表に合わせて作ります。ご依頼時にシフト表を1枚お送りください。

スタッフの個人情報が心配

収集に必要なのは、名前と出られる日時だけです。それ以上は預かりません。お預かりしたデータは他の案件に流用しません。詳細はプライバシーポリシーに記載しています。

費用と期間

規模によってプランが分かれます。

1つの店舗で希望を集め、人数の過不足を見て、確定した表を配る——ここまではライトプランの範囲です。複数店舗を1画面で見る、スタッフごとのログイン、締切前の自動リマインド、給与計算ソフトとの連携が入る場合はスタンダードになります。

初期費用のみで、月額の利用料はかかりません。ソースコードもお渡しします。

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