「報告は上がっています。そのあとが分かりません」

段差で足を取られた。シャッターが降りてくるのに気づかなかった。手を入れたところに刃が残っていた。どれも怪我はしていません。怪我をしなかったので、そこで話は終わります。用紙に書いて箱に入れるところまでは回っていて、月1回の安全衛生の集まりで「今月は4件でした」と読み上げます。

先に結論を書きます。ヒヤリハットで足りていないのは「書くこと」ではなく「書いたあと」です。紙は集まっているのに、残らないものが2つあります。同じ場所・同じ作業に集まっていることと、直すと決めたことが本当に直ったかどうかです。この2つが残らない理由は、だいたい次の5つに分かれます。

報告は集まるのに、何も積み上がらない5つの理由

1. 集計できる単位が「件数」しかない

用紙の中身は、たいてい日付と氏名と自由記述です。「どこで」「どの作業で」「何が危なかったか」は文章の中に混ざっています。だから月末にできるのは紙を数えることだけです。4件、3件、5件と並べても、増えたのか減ったのかの意味は読めません。

本当に見たいのは件数ではありません。同じ場所に何件集まっているか、同じ作業で何件起きているかです。それを知るには、文章の中から場所と作業を抜き出して並べ直す作業が必要で、月に数件なら頭の中でできますが、年に50件になると誰もやりません。紙が増えるほど読めなくなります。

2. 書く人のほうが損をする

ヒヤリハットは、たいてい自分の失敗として読まれます。「なぜそんなところに手を入れたのか」と聞かれ、対策の欄まで自分で考えることになります。氏名を書く欄があれば、なおさらです。

その結果、報告は実際に起きかけた回数より必ず少なくなります。ここで困るのは、件数が減ったときに危険が減ったのか、報告が減ったのかを区別できないことです。「今年は3件でした、安全になりました」と言えてしまいます。件数だけを見ている限り、この2つは最後まで見分けられません。

3. 対策が「注意する」で終わる

対策の欄に書かれる言葉には、いくつかの型があります。

• 注意する・気をつける・周知する——人の心がけに頼る対策
• 朝礼で伝えた——伝えたことは残るが、伝わったかは残らない
• 手順書を見直す——見直す人と期限が書かれていない
• カバーを付ける・手すりを立てる・置き場を変える——物を変える対策

最後の型だけが、あとからやったかどうかを確かめられます。上の3つは、確かめようとしても確かめる先がありません。そして記録の上では4つが同じ「対策」の欄に並んでいるので、見返したときにどれが残っているのかが分かりません。

4. 直したかどうかを書く欄が無い

用紙は「起きたこと」を書く形になっていて、そのあとどうなったかを書く欄がありません。必要なのは3つだけです。いつまでに・誰が・終わったか。この3つが無いと、対策は決めた時点で記録から消えます。

安全パトロールの指摘も同じ形で止まります。月に1回、現場を回ってチェックシートに書き、「通路に部材が出ている」「消火器の前に台車」と指摘が並びます。その場で直るものは直りますが、物を買う必要があるもの、工事が必要なものは持ち越されます。持ち越したものがどこに書かれているかというと、先月のチェックシートの中です。先月のシートは、もうファイルに綴じられています。

5. 機械・作業・資格と結び付いていない

同じ機械で3件出ていても、紙は3つの月のファイルに分かれて綴じられています。物から引けません。「この機械で過去に何があったか」を知るには、1年分の紙をめくることになります。

結び付いていないと、別の記録との行き違いも起きます。設備の修理の記録には「カバーを交換」と残っているのに、ヒヤリハットの側には「カバーが外れていた」の1件だけが残っている、という形です。どちらも正しく書かれていて、それでも1つの話として読めません。

本当に重いのは、月1回の集計ではありません

紙を数える作業は、時間はかかりますが終わります。重いのは次の2つのほうです。

1つ目は、あとから聞かれたときに出せないことです。実際に怪我が起きたあと、同じ場所で以前に危ないことがなかったかを必ず振り返ることになります。そのときヒヤリハットの紙が年ごとのファイルにあると、「無かった」のか「探せていない」のかが言えません。労働基準監督署や元請の安全審査でも、聞かれるのは件数ではなく「上がった指摘がどうなったか」です。

2つ目は、未完了が静かに溜まることです。パトロールで10件指摘して、その場で8件直り、2件が持ち越されます。翌月また2件。半年で12件たまっても、どこにも一覧がないので誰も「12件ある」と知らない状態になります。やらないと決めたのではなく、数が見えないまま増えています。

逆に言えば、未完了の一覧が1枚あるだけで会議の形が変わります。「先月の指摘2件のうち、手すりは済み、スロープは部材待ちで来週です。繰越は全部で3件、最も古いのは7月の分です」と言えます。この1文が言えるかどうかだけの違いです。

作るもの：3段階に分ける

第1段階：1行で入れて、是正の状態まで持つ

入れるのは1画面です。発生日・場所・作業・区分・何が起きかけたか・対策・期限・担当・状態。場所と作業と区分は選択式にします。ここを自由記述にすると、あとで数えられなくなります（1番目の理由がそのまま戻ってきます）。氏名の欄は任意にします。

安全パトロールの指摘も同じ表に入れます。別の表にすると、未完了が2か所に分かれます。違うのは入り口だけなので、区分に「パトロール指摘」を1つ足して済ませます。

表の中の名前は記号にしています。実際の画面では御社の棟・工程・機械の名前がそのまま入ります。

出るのは3つです。未完了の一覧（期限の順。過ぎているものが先頭）、場所ごとの件数、作業ごとの件数。この3つが出ると、上の4行は「9月は4件」ではなく「プレス前の通路で2件、2号機で2件」と読めます。同じ場所で2件なら、次に起きるのもそこです。

印刷すると委員会に出せる1枚になり、CSVでも出せます。ここまでが第1段階で、ライトプラン（48時間）の範囲です。

第2段階：期限を数える、匿名で出す、写真を付ける

未完了に残り日数を出します。期限を過ぎたものは日数つきで先頭に並び、期限が土日に当たる場合は翌営業日として数えます。ここまで来ると、会議の前に一覧を印刷するだけで繰越の報告ができます。

報告を氏名なしで出せる入り口を付けます。2番目の理由（書く人が損をする）は画面では解けませんが、名前を書かずに出せる形にはできます。出した本人が後から追記できるように、提出のときだけ本人に符号を渡す作りにします。

写真を1件に数枚付けられるようにします。「通路に部材が出ている」は文章よりも写真1枚のほうが早く、直ったことの確認も写真で済みます。直す前と直した後の2枚が付いていれば、完了の根拠がその場に残ります。

区分ごとの集計（つまずき・はさまれ・落下・やけど・交通など）も、この段階で出します。御社で使っている区分の名前をそのまま使います。

第3段階：現場のスマホから入れる、台帳と結ぶ

複数の現場・複数の棟がある場合は、データの蓄積とログインが要ります。見るだけの人、出せる人、完了にできる人を分けます。誰がいつ完了にしたかの履歴も残します。

現場のスマホから入れられるようにします。箱に入れる用紙を無くす必要はありません。紙のほうが早い人は紙のままで、入力は班長がまとめて代行する形でも動きます。スマホから入ると、写真はその場で撮ったものが付きます。

機械の台帳と結び付けると、「この機械で過去に何があったか」が1画面で引けます。設備の点検・修理の記録を別に持っているなら、そちらと同じ機械の番号で揃えます（設備の点検と修理の記録）。作業者の資格の台帳と結ぶと、特別教育が必要な作業の指摘が誰のところで起きているかも見えます（できる作業と資格の期限）。

ここまで入れるとスタンダード（5営業日）の範囲です。

逆に、期待しないほうがいいこと

• 危険かどうかの判定はしません。どの指摘を優先するかは現場の判断です。画面は「同じ場所に何件あるか」「期限が過ぎているか」を出すところまでです
• リスクの点数を、こちらで決めることはしません。御社の基準（頻度・可能性・重大性の付け方）があればそのとおりに計算します。基準が無い場合に点数の付け方を提案することはできません
• 法令の当てはめはしません。委員会が必要な人数、記録を残す年数、対象になる作業は、監督署・社労士さんにご確認ください。決まった形を教えていただければ、そのとおりに数える画面にします
• 届出の書類は作りません。労働者死傷病報告などの様式は行政のもので、こちらで様式を作ることはしません。入力した内容を転記しやすい形で出すところまでです
• 報告を増やす仕組みそのものは作れません。出しやすくする（選択式・スマホ・氏名は任意）ことはできますが、出す気になるかどうかは画面の外の話です
• 写真を見て危険を見つけることはしません。画像から判定する機能は作りません
• 教育の実施そのものは代われません。やった記録と、次の期限を並べるところまでです

よくある質問

用紙で足りています

足りているかどうかは、1つ試すと分かります。いま未完了の対策が何件あるか、その場で言えるかどうかです。言えるなら足りています。言えない場合、無いのではなく数えられないだけです。紙をやめる必要はありません。紙に書いたものを1行だけ入れる形でも、未完了の一覧は出ます。

報告が月に2〜3件しかありません

少ないほうがむしろ扱いにくいです。件数が少ないと、増減に意味が無くなります。2件から1件に減っても何も言えません。そのときに見るのは件数ではなく、同じ場所・同じ作業が2度出たかどうかです。年に20件でも、同じ通路で3件あれば十分な根拠になります。少ない件数でも読めるようにするのが、場所と作業を選択式にする理由です。

名前が出ると書かなくなります

そのとおりだと思います。氏名の欄は任意にして、氏名なしでも受け付ける形にします。ただし全部が匿名になると、あとで詳しく聞きたいときに聞けません。提出のときだけ本人に符号を渡し、その符号で本人が追記できる作りにすると、名前を出さずに追えます。どちらにするかは御社でお決めください。

安全パトロールのチェックシートが別にあります

シートはそのままで構いません。持ち越した指摘だけを同じ表に入れてください。その場で直った指摘は、記録として残す価値はありますが、追う必要がありません。追う必要があるのは期限のあるものだけです。チェックシートの項目をそのまま画面にすることもできますが、先に未完了の一覧を作るほうが効きます。

従業員が50人未満なので、委員会はありません

委員会の有無は、この画面の要否とは別の話です。やることは危なかったことを記録して、直すと決めたことを追うだけで、人数に関係なく同じです。人数が少ない会社ほど、記録が一人の頭の中に集まっています。その一人が休んだ日に引けなくなるのが、小さい会社で起きる形です。

ヒヤリハットと不良の記録は、一緒にできますか

分けたほうがよいと考えています。向いている先が違います。不良は物に起きたことで、追うのは原因と流出の防止です（不良とクレームの記録）。ヒヤリハットは人に起きかけたことで、追うのは場所と作業です。同じ表に混ぜると、集計の軸が合いません。機械の番号で結び付けておけば、両方から同じ機械を引けます。

日報に安全の欄があります

日報の中に書いていると、その日の記録としては残りますが、場所で引けません。日報は日付で綴じるものなので、同じ場所の件を集めるには全部めくることになります（日報そのものが重い場合はこちらです——日報の転記）。日報の安全欄は残したまま、追う必要があるものだけを1行入れる形をお勧めします。

写真を貼りたいのですが、容量は大丈夫ですか

1件に数枚で、長さを決めて保存します。枚数と保存の期間は御社の決まりに合わせます。社外に置きたくない写真がある場合は、画面の中で縮小してから保存する形にもできます。言っていただければそうします。

データは誰が持つのですか

御社専用のURLで、御社のデータだけが入ります。他の案件に混ぜることはありません。氏名が入る可能性のある記録なので、保存する項目は最初に一緒に決めます。ライトプランは、ブラウザの中に保存してCSVで持ち出す形にもできます。

費用と期間

第1段階（報告と指摘を1行で入れる画面、場所・作業・区分の選択式、是正の期限と担当と状態、未完了の一覧、場所ごと・作業ごとの件数、印刷とCSV）はライトプランの範囲です。残り日数の計算、氏名なしの提出と符号での追記、写真の添付、区分ごとの集計、複数人でのログインと権限、スマホからの入力、機械や資格の台帳との結び付けまで入れるとスタンダードになります。いまお使いの用紙とチェックシートは、そのままで構いません。区分を足す、場所の名前を変える、集計の切り口を増やすといった調整は、保守の範囲で対応できます。

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