「更新のご案内、先月出すはずでした」

借主から電話がかかってきます。「更新料の請求書が届いたんですが、これは何ですか」。管理台帳を開きます。更新日はちゃんと入っています。3か月前に案内を出す決まりでした。出ていません。謝って、経緯を説明して、オーナーにも一報を入れて、条件をもう一度詰め直します。その日の午後が、まるごとそれで消えます。そして翌月、別の部屋で同じことが起きます。

先に結論を書きます。期限が抜けるのは、台帳が無いからではありません。更新日の列が入っていない管理台帳は、まず見かけません。問題はその先で、台帳が「物件と部屋の一覧」として作られていることです。物件の順に並んだ表は「この部屋の契約がどうなっているか」を引くには最適ですが、「今月なにを出さなければいけないか」は出てきません。知りたいことの形と、記録の形が違います。

更新の案内が抜ける3つの理由

1. 期限が1種類ではなく、4種類ある

1つの部屋にぶら下がっている期限は、ふつう1つではありません。

• 賃貸借契約の満了（合意更新なら更新料と新しい契約書、法定更新ならその確認）
• 火災保険の満期（借主が入る契約。保険会社も代理店も部屋ごとにばらばら）
• 家賃保証会社の保証委託契約の更新（年1回、更新料が別に発生する）
• 駐車場・駐輪場・法人契約の社宅規程（居室と満了日がずれていることが多い）

この4つは満了日も、案内を出す時期も、出す相手も別々です。同じ部屋の話なのに、台帳の上では離れた列に入っています。だから「更新の案内は出したが、火災保険は切れていた」が起きます。切れていたことに気づくのは、たいてい水漏れや失火が起きたときです。

2. 表が物件の順で、期日の順ではない

「並べ替えれば出る」というのは半分だけ正しい話です。行が数百を超えると、並べ替えのたびに絞り込みの掛け直しが要ります。退去済みの行、サブリースの行、管理を外れた物件の行が同じ表に混ざっているからです。毎朝それをやる人はいません。結果として月初にまとめて見る運用に落ち着き、月の途中に満了が来る契約が抜けます。

3. 「出した」が台帳に残らない

案内を出したかどうかは、送付簿か、担当者の記憶の中にあります。台帳には「更新日」の列はあっても「案内を出した日」の列がありません。だから、出し忘れたことに気づく方法が相手から連絡が来ることしかない。抜けは、抜けた時点では音がしません。これが、月に一度この電話が鳴り続ける理由です。

「更新管理表」を別に作ると、二重管理になる

よくある対処は、更新の近い部屋だけを別のExcelに抜き出して「更新管理表」を作ることです。最初の1か月は回ります。2か月目に、退去の連絡が入った部屋が管理表に残ったままになります。3か月目には、元の台帳と管理表で満了日が違う部屋が出てきます。そこから先は「どちらが正しいかを調べる仕事」が増えます。

抜き出した表は、抜き出した瞬間から古くなります。必要なのは表をもう1枚作ることではなく、いまの台帳を期日の順で読み直せるようにすることです。

画面にすると、何が変わるか

入り口が「物件の一覧」ではなく「期日の一覧」になる

最初に出るのは、今日から先90日のあいだに満了する期限を、近い順に上から並べた1枚です。賃貸借の更新も、火災保険の満期も、保証会社の更新も、種類を問わず同じ並びに混ざって出ます。部屋を探しに行かなくても、今日やることが最初の画面に出ている状態です。

何日前に知らせるかを、項目ごとに決められる

更新の案内は90日前、火災保険は60日前、保証会社は30日前、というように期限の種類ごとに違う日数を設定します。士業事務所向けに作った期限の管理のデモが、まさにこの作りです。期日の名前を置き換えたものが、そのまま賃貸の更新管理になります。触って動きを確かめられるので、先に見ていただくのが早いと思います。

出した記録が、同じ行に残る

「案内を出した」「返送があった」「更新料を受け取った」「新しい契約書を送った」を、期日と同じ行に付けます。送付簿を別に作りません。出したかどうかを確かめるのに別の紙を探す必要がなくなり、担当者が休んだ日でも、その行を見れば途中経過が分かります。

更新の結果まで、1行の続きとして書ける

更新の結末は、合意更新・法定更新・退去のどれかです。結果を選ぶと、合意更新なら次の満了日が自動で入り、退去なら解約予定日と精算の予定に切り替わります。同じ行の続きとして書けるので、別の表への書き写しが1回も起きません。

オーナーへの報告に、そのまま出せる

オーナーで絞って印刷・PDFにできます。「今月の更新は2件、うち1件は合意更新済み、火災保険の切り替えが1件」が、報告のたびに表を作り直さなくても出ます。CSVで書き出せるので、いまお使いの会計や精算の表にも渡せます。

いまのExcelからの移し替え

お使いの管理台帳のExcelを、そのまま読み込む形にします。列の名前が「更新日」でも「契約満了」でも「次回更新日」でも、画面の側で読み替えますので、いまのExcelを直していただく必要はありません。台帳は台帳のまま残して構いません。

ひとつだけ、最初に手が要る場合があります。火災保険の満期と保証会社の更新日が台帳に入っていないときです。この2つは契約書や保険証券にしか書かれていないことが多く、そのぶんは最初に入力していただくことになります。ここも画面から1件ずつ足せるので、更新の案内を出す順に、その都度埋めていくやり方で構いません。全部そろってから使い始める必要はありません。

作らないほうがよい場合

次のどちらかに当てはまるなら、作らないほうがよいとお伝えします。

• 管理戸数が数十戸で、更新の時期が頭に入っている。この規模なら、紙の一覧と手帳のほうが速いことがあります。
• 管理ソフトを入れていて、期限の通知が実際に届いている。届いているなら、それを使うほうがよいです。ただし「ソフトは入れたのにExcelが減らない」状態であれば、別の記事に同じ話を書いています。

期間と費用

期日の一覧・登録・出した記録・印刷・CSVまでで、画面は1〜2枚に収まります。1人か数人で使うのであればライトプラン（¥98,000・税別／48時間）の範囲です。担当者ごとにログインを分ける、オーナーごとに見える範囲を変える、物件の写真や書類を持たせる、といった場合はスタンダードプラン（¥298,000・税別／5営業日）になります。どちらに当たるかは、いまの台帳を1枚見せていただければその場でお答えします。

更新の文面を変えたい、知らせる日数を変えたい、といった後からの手直しは保守（¥30,000/月・税別、月2件までの改修）の範囲で対応できます。

この記事に近い業種のページ：不動産会社

関連：販売管理ソフトを入れたのに、Excelが減らない ／ 月初の3日が、請求書づくりで消えていく ／ 無料診断でプランを調べる ／ 記事一覧