複数のExcelを毎月1つにまとめている人へ

月初になると、支店から、店舗から、あるいは担当者一人ひとりから、同じ様式のExcelがメールで届く。それを1つずつ開いて、必要な範囲をコピーして、まとめ用のブックに貼り付けていく。全部貼り終えたらピボットを更新して、数字が合わないファイルを探して、送った本人に電話する——。

売上、勤怠、在庫、経費精算、日報。中身は違っても、この形の作業は驚くほど多くの会社に共通して残っています。この記事では、その作業に毎月どれだけ時間が使われているのかを数え、なぜ関数やPower Queryだけでは片づかないのか、ツールにすると何が変わるのかを順に説明します。

毎月何分かかっているのか、まず数える

「1日仕事です」と言われることが多い作業ですが、掛け算にすると内訳が見えます。

これは仮定を置いた試算で、どこかの会社で計測した数字ではありません。値をご自分の会社のものに置き換えてお使いください。30店舗ぶんを集めている会社なら、貼り付けだけで2時間、全体では半日を超えます。

注目していただきたいのは内訳です。純粋な貼り付けは全体の3分の1で、残りは「催促」と「ズレの手直し」と「原因探し」です。ここを取り違えると対策も外れます。「コピペを速くする」方向に手を入れても、実際に時間を食っている部分は減りません。

「関数やPower Queryでやればいい」がうまくいかない理由

この作業には、Excelの中に用意された解き方が実際にあります。Power Query（データの取得と変換）を使えば、フォルダにファイルを置くだけで全件を1つの表に結合できます。方法として正しく、うまく回っている会社もあります。

それでも多くの現場で定着しないのには、はっきりした理由が2つあります。

1. 入り口の様式が毎月ずれるから

結合の仕組みは、全ファイルの形が同じであることを前提にしています。ところが実際に届くファイルは、

• 誰かが列を1つ増やしている（「備考2」が生えている）
• シート名が「4月」「４月」「4月度」と揺れている
• 見出しを2行にして結合セルを使っている
• 数量の欄に「10個」「約10」「10（内2返品）」と文字が混ざっている
• 最終行に自分で合計を入れていて、それも1件として結合されてしまう

という状態で来ます。仕組みが止まるたびに担当者が中を開いて直すことになり、結局「手作業＋壊れやすい仕組みの保守」という、前より面倒な状態になります。

2. 作った人しか直せないから

クエリの中身は画面の奥にあって、普段Excelを使っている人の目に触れません。作った人が異動すると、誰も触れないブラックボックスが残ります。「壊れたら手作業に戻す」運用になっている会社を何度も見かけます。

つまり問題は集計の手順ではなく、入り口がバラバラなまま集めていることです。ここを変えないと、どんな集計方法を選んでも手直しは消えません。

順番を逆にする：まとめる前に、入り口を固定する

ツール化で効くのは、集計を自動にすることよりも、提出する側の入力欄を決まった形にすることです。

各支店・各店舗が自分のExcelを作って送るのをやめて、同じ入力画面から入れてもらう。項目は選択式にして、必須の欄は空のままでは送信できないようにする。この形にすると、これまで手直しに使っていた時間の大半が最初から発生しません。

「まとめる」の行が不要になるのはもちろんですが、実際にいちばん効くのは「未提出の把握」と「様式のズレ」の2行です。先ほどの試算で、貼り付けよりも大きい時間を占めていた部分です。

今あるExcelを捨てる必要はありません

移行のあいだ、拠点によってはExcelのままにしておきたいこともあります。その場合は、これまでどおりのファイルを画面に投げ込めば取り込める形にします。CSVでの書き出しも標準で付けるので、集計結果を今お使いのブックに戻して、これまでのグラフや報告様式をそのまま使うこともできます。いきなり全部を切り替えなくて構いません。

※ 複数のExcelをそのまま投げ込んで束ねるタイプのデモは現在準備中です。公開までは、実際のファイルを1〜2つお送りいただければ、そのまま動く画面をお見せします。

よくある不安

拠点によって項目が少しずつ違う

共通の項目と、拠点ごとの項目を分けて持たせます。全社で集計するのは共通項目だけ、拠点固有の欄は各拠点の画面にだけ出す、という作り方ができます。むしろ今のExcel運用では、この違いが「様式のズレ」として毎月の手直しになっているはずです。

提出する側に新しい操作を覚えてもらうのが大変

覚えることを減らすのが答えです。ログインは合言葉かメールのリンク1回、入力欄は今のExcelと同じ並び、選べるものはすべて選択式にします。実際に入力する人が触るのは1画面だけ、という形まで削ります。

過去の分はどうなるのか

これまでのブックを取り込んで、初期データとして入れられます。何年ぶんを入れるかは相談して決めます。過去分が入っていると、前年同月との比較が最初から出せます。

数字の締めをした後に修正が入ることがある

修正の履歴を残す形にします。誰がいつどの値を直したかが分かるようにしておくと、締めた後の修正を許しても数字の信頼が落ちません。Excelを集める方式ではここが追えないため、実は今のほうが危ない部分です。

費用と期間

担当者1人が手元でファイルを束ねて集計する——この範囲ならライトプランです。各拠点がそれぞれログインして入力する、過去分を貯めて検索する、未提出の拠点に締切前の通知を出すという要件が入るとログインとデータベースが必要になり、スタンダードになります。複数拠点から集める性質上、この記事の課題はスタンダードになりやすい領域です。

いずれも初期費用のみで、月額の利用料はかかりません。ソースコードもお渡しします。

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