予約は電話とノート。
材料の残りは棚を開けて数える。
定期検診の案内は手が回らない。

今：予約は電話で受けて予約ノートに鉛筆で書いている。書き間違いと消し跡で、同じ枠に2人入ってしまうことがある。当日の受付順は診察券を並べた順で、お待ちの人数と待ち時間を聞かれるたびに数えている。キャンセルが出ても、待っている患者さんに声をかける余裕がない。

枠ごとの空きが一覧で見え、埋まっている枠には入れられなくなります。当日の受付順とお待ち人数・おおよその待ち時間が画面に出るので、聞かれたらそのまま答えられます。キャンセルが出た枠は、キャンセル待ちの方が上に並びます。予約ノートは残していただいて構いません。並行して1週間使い、合うと分かってからやめる形にできます。

今：グローブ、アルコール綿、注射針、検査キット、印象材の残りは棚を開けて数えている。気づいたときには切れていて、業者さんに急ぎでお願いすることがある。逆に使い切れずに使用期限を過ぎるものもある。発注は担当の看護師さんの記憶に頼っている。

品目ごとの残数と、1日あたりの使用量、入荷までの日数から「あと何日もつか」を出します。発注点を割った品目だけが並び、業者別の発注書がそのまま印刷できます。使用期限内に使い切れない見込みの品目は、買い足す前に警告します。棚卸しの一覧はCSVにも出せます。

今：自費のご相談を受けるたびに、前の患者さんの見積Excelを開いて金額を書き換えている。本数や部位で金額が変わるので、説明した内容と渡した紙が食い違うことがある。同意書はWordの様式を毎回開いて、氏名と日付と金額を手で入れている。

メニューと本数・部位を選ぶと、院の料金表どおりの金額と税、分割の回数ごとの支払額まで出ます。説明用の紙と同意書が同じ内容で印刷でき、書き写しがなくなります。過去にお出しした見積は日付と担当で呼び出せるので、「前の説明はどうだったか」に答えられます。

今：3か月後・半年後にお声がけしたい方は、はがきの束と手書きのメモで管理している。忙しい週は案内が飛んでしまい、気づくと1年来ていない方がいる。誰にいつ出したかの記録が残らないので、二重に出してしまうこともある。

次にお声がけする月を登録しておくと、その月の対象者が一覧に出ます。はがきの宛名と案内文はまとめて印刷でき、出した記録が残るので二重になりません。来院があった方は自動で一覧から外れます。何か月来院がないかで絞り込めるので、優先度をつけて出せます。

今：常勤・パート・週1の歯科衛生士さんが混ざるシフトを、毎月Excelで組んでいる。希望はLINEと口頭で集まり、貼り出したあとに交代が入ると紙とExcelがずれる。有休の残りと、月の労働時間は月末に電卓で数えている。

希望をスタッフ自身がスマホから入れ、必要人数を割った日は色で分かります。交代は画面で入れ替えるだけで、全員が同じ最新版を見ます。月ごとの労働時間と有休の残りは自動で出るので、月末の集計がなくなります。給与ソフトへ渡すCSVも出せます。

今：問診票は紙で書いていただき、受付でカルテに転記している。字が読めずに聞き直すことがある。診断書や証明書は「いつ誰に頼まれて、いつ渡したか」がメモ書きなので、催促されて初めて思い出すことがある。

問診はタブレットか、来院前のスマホで入力していただけます。読み間違いがなくなり、印刷してカルテに挟む運用も続けられます。書類は依頼日・種類・お渡し予定日で一覧になり、期限が近いものが上に出ます。お渡し済みの記録も残ります。