期限はホワイトボード。
催促は思い出したとき。
進捗は担当の頭の中。

今：関与先の決算月から申告期限を手で逆算し、Excelの一覧とホワイトボードで管理している。算定基礎届や許可の更新は年に一度なので、担当が変わった年に抜ける。土日にかかる期限は毎回数え直している。

決算月・許可日・入社日を登録しておくだけで、申告・中間申告・年末調整・算定基礎届・許可更新の期限が残日数つきで並びます。土日祝は翌営業日に自動でずれます。担当者ごと・月ごとの件数が見えるので、繁忙期の山を先に均せます。

今：毎月の記帳資料が関与先から届かず、通帳のコピーや領収書を担当が思い出したときに電話している。誰に何をいつ頼んだかが記録に残らないので、二度催促したり、逆に忘れたりする。

関与先ごとに「毎月もらうもの」を登録しておくと、届いていない資料が一覧に出ます。催促の文面は関与先名と不足している資料が入った形で作られ、そのままメールに貼れます。いつ誰が催促したかが履歴に残るので、担当が交代しても続きから追えます。

今：相続や許認可などのスポット業務の見積を、そのつど過去の案件を探して金額を決めている。事務所の料金表はあるが、加算の条件（相続人の人数、事業所の数、急ぎかどうか）が人によってばらつく。

業務の種類と条件を選ぶと、事務所の料金表どおりの金額が出ます。加算の根拠が見積書に印字されるので、所内で金額がばらつきません。そのまま印刷・PDFにでき、承諾いただいた見積はそのまま請求の元になります。

今：顧問料は口座振替、スポットの報酬は都度お振込みで、入金の消込は通帳を見ながらExcelに手で付けている。未収が残っていても気づくのが翌月になる。年末調整料や決算報酬の請求漏れも、あとから見つかる。

顧問料は契約から毎月自動で計上され、スポットは承諾済みの見積から請求になります。入金を入れると消し込まれ、未収と入金の遅れが一覧に出ます。源泉徴収税額と消費税の区分を持たせられるので、支払調書との突き合わせが楽になります。

今：進捗が担当者の頭の中にしかなく、誰がどこまで終わったかを所長が把握できていない。チェックリストは紙で、レビュー待ちの案件が机の上で滞留する。繁忙期に誰が溢れているかが、溢れてから分かる。

案件ごとに手順（資料受領→記帳→試算表→レビュー→申告）を持たせ、どこで止まっているかを一覧で見ます。担当者ごとの持ち件数と、レビュー待ちの滞留日数が出ます。所長は画面を1つ見るだけで、声をかける先が分かります。

今：決算書や源泉徴収票をお送りするとき、パスワード付きのZipをメールに添付している。容量が大きいと届かず、パスワードを別便で送る手間もある。送り先を間違えていないか毎回不安になる。

関与先ごとのページにファイルを置き、先方は合言葉かメールのリンクで開きます。誰がいつ開いたかが残るので「届いていない」の確認がなくなります。先方からの資料もそこに入れてもらえるので、月次資料の回収と同じ画面でつながります。