反響は転記してから追う。
空室は電話で確かめる。
更新は毎月台帳で拾う。

今：ポータルサイトから届く問い合わせのメールを、担当がそれぞれ受信箱で見て個別に返している。一覧はExcelに手で転記しているが、転記が追いつかない日がある。誰がどこまで追いかけたかが担当の記憶の中にあり、返信が2日空いてしまうことや、同じお客様に2人から連絡してしまうことがある。反響の元がどのサイトだったかも、後から数えられない。

届いた反響を1つの画面に並べ、未対応のものを上に出します。担当と対応状況（返信済み・内見設定・申込・見送り）を1タップで記録でき、次にいつ連絡するかを決めておくと、その日に一覧の先頭に戻ってきます。どのサイトからの反響が内見と申込につながったかが月ごとに出るので、掲載の出し先を数字で選べます。返信の定型文は登録しておいて、物件名と日付だけ差し替える形にできます。

今：募集中の部屋はExcelで持っているが、決まった部屋を消し忘れてポータルに残り、問い合わせを受けてから「もう決まりました」と謝ることがある。他社管理の物件は空室かどうかを管理会社に電話で確かめている。鍵は事務所のキーボックスと現地と管理会社に分かれていて、誰が今持ち出しているかは声を掛けないと分からない。

物件ごとに募集状況・賃料・条件・鍵の所在を1か所にまとめます。状況を「申込あり」に変えた時点で募集の一覧から外れるので、消し忘れが起きません。鍵は「誰がいつ持ち出して、いつ戻したか」が残るので、探す時間がなくなります。他社管理の物件は、最後に確認した日付が古いものを色で出し、確認のし直しが要るものだけ分かるようにします。マイソクや間取り図のPDFも物件に紐づけられます。

今：内見の予定は紙のカレンダーとホワイトボードに、担当ごとに書き込んでいる。1日に何件も回るときの順番と移動時間は、担当が地図を見ながら組んでいる。到着が押して次のお客様を待たせることがある。同じ時間に2件入れてしまい、前日に気づくこともある。鍵の受け取りが要る物件かどうかは、出る直前に確かめている。

お客様と希望物件を選ぶと、回る順番と各物件の到着時刻を計算して、そのまま出発できる時間帯だけを出します。担当の予定が重なっていれば、入れる前に警告が出ます。確定した案内ルートは、鍵の所在つきで印刷して持って出られます。移動時間は御社の営業エリアの実測値に合わせて設定します（自転車か車か、駅からの距離はどうか）。物件ごとの内見の所要時間も変えられます。

今：更新の時期は管理台帳のExcelを毎月見て拾っている。火災保険の満期と保証会社の更新は別の表で管理しており、案内が遅れて保険が切れていたことがある。更新のご案内、更新契約書、更新料の請求書は毎回Wordの雛形を開いて、住所と氏名と金額を打ち替えて作っている。解約予告を受けた部屋の募集開始が、連絡の行き違いで遅れることもある。

契約の満了日・保険の満期・保証会社の更新日をまとめて登録すると、近づいたものから上に並びます。何日前に知らせるかは項目ごとに決められます（更新は90日前、保険は60日前、というように）。案内の書面と更新契約書、請求書は、登録済みの契約情報から差し込んで出せるので、打ち替えの手間と打ち間違いがなくなります。解約予告を入れた時点で、募集開始の予定日が一覧に立ちます。

今：家賃の入金は、ネットバンキングの明細か通帳を見ながら、管理台帳のExcelに手で印を付けている。100戸ほどで半日近くかかる。振込名義が入居者名と違う部屋があり、毎回そこで止まる。滞納の督促は「誰にいつ何を伝えたか」が担当の記憶と手帳にあり、引き継ぎができない。オーナーへの送金明細は、そこからまた別のExcelで作っている。

銀行のCSVを取り込むと、金額と振込名義から自動で消し込みます。名義が違う部屋は一度ひも付ければ次から自動になります。残った未入金だけが一覧に出るので、半日の作業が数分になります。督促は「連絡した日・方法・相手・内容」を残せて、次の連絡予定日で並びます。オーナーごとの送金明細（家賃・管理料・修繕費を差し引いた金額）はPDFで出せて、会計ソフト向けのCSVも出せます。

今：退去が決まると、業者に電話で見積を頼み、届いた見積書をオーナーにメールで転送して承認をもらっている。どの部屋が今どの工程か（立会い済み・見積待ち・承認待ち・着工・完了）は担当しか把握しておらず、オーナーから聞かれるたびに業者へ電話している。入居中の修繕依頼も、電話で受けて手元のメモに書くので、対応が抜けることがある。

部屋ごとに、立会いから完了までの工程を1本の線で持ちます。今どこで止まっているかが一覧で分かるので、聞かれてから調べる必要がなくなります。見積の金額と負担区分（貸主・借主）を入れておけば、敷金精算の書面がそのまま作れます。入居中の修繕依頼は受付の画面から入れ、業者への手配と完了までを同じ場所で追えます。オーナーには、進捗だけを見られるURLをお渡しすることもできます。