配車はホワイトボード。
拘束時間は月末に数え直す。
荷待ちは請求に乗らない。

今：翌日の配車はホワイトボードとExcelで組んでいる。「この人に入れると拘束が何時になるか」「前日の終業からの休息が足りているか」は、運行管理者の頭の中と過去の日報をめくって確かめている。急な追加や積み替えが入ると書き直しになり、朝礼で配った紙とホワイトボードがずれる。同じ車を2件に割り当ててしまい、出庫直前に気づくことがある。

案件と乗務員と車両を選んだ瞬間に、その日の拘束時間、前日の終業からの休息、車両の重なり、車格が荷姿に合うかを判定して画面に出します。組んだ後に気づくのではなく、組む前に分かります。確定した配車表はそのまま印刷でき、変更するとドライバーのスマホ側も同じ最新版になります。ホワイトボードは残していただいて構いません。1〜2週間は並行して使い、合うと分かってからやめる形にできます。

今：日報は手書きで、帰庫のときに提出される。事務の方が翌日それをExcelに打ち直しており、字が読めない欄は本人に聞き直している。点呼記録は別の用紙で、アルコールチェックの結果と一緒にバインダーに綴じている。月末に、日報と点呼簿と配車表の3つを突き合わせて数え直す作業が2〜3日かかる。提出が遅れる乗務員がいると、それを追いかけるのも事務の仕事になっている。

ドライバーがスマホから、出庫・到着・荷待ち・帰庫の時刻と走行距離を入れます。手書きの打ち直しがなくなり、字が読めない問題もなくなります。点呼とアルコールチェックの結果は同じ画面で記録でき、未提出の乗務員は一覧に残るので追いかける相手がすぐ分かります。月末の突き合わせは、配車表と日報が同じデータを見ているため不要になります。紙の様式で印刷したいときは、今お使いの用紙の形のまま出せます。

今：荷主の都合で2時間待たされても、日報の余白に書かれるだけで請求には乗っていない。待機料をいただける契約になっている荷主でも、集計する手間が惜しくて請求できていない。運賃は荷主ごとの表をExcelで持っており、距離や車格で単価が変わるので、請求書を作るときに毎回そこを見に行っている。高速代・フェリー代の立替が請求から漏れることもある。

日報に荷待ちの開始と終了を入れておくだけで、荷主別・月別に待機時間が積み上がります。「どの荷主で何時間待っているか」が数字で出るので、値上げや条件見直しの交渉材料になります。運賃表を登録しておけば、運行の実績から請求書がそのまま作れます。立替の高速代・フェリー代は運行に紐づけて入れるので、請求から落ちません。請求書はPDFで出せて、会計ソフト向けのCSVも出せます。

今：車検と3か月点検の期日は、事務所の壁のカレンダーと車検証のコピーで管理している。うっかりすると直前に気づいて、代車の手配が間に合わない。ドライバーの免許の更新、フォークリフトや危険物の資格、健康診断の受診月も、それぞれ別の紙で管理しており、誰の何がいつ切れるかを一覧で見る方法がない。

車両とドライバーの期限をまとめて登録すると、近づいたものから上に並びます。何日前に知らせるかは項目ごとに決められます（車検は60日前、免許は30日前、というように）。済ませた記録が残るので、次回の期日は自動で先に進みます。監査や巡回指導のときに出す一覧も、そのまま印刷できます。

今：乗務員のシフトを毎月Excelで組んでいる。希望は電話とLINEと口頭で集まり、貼り出したあとの交代は紙に手書きで直すので、最新がどれか分からなくなる。走れる人に仕事が偏り、その人だけ残業が伸びて、他の人は手が空く。月の拘束時間と休日の日数は、月末に日報から数えている。

希望を乗務員自身がスマホから入れ、必要人数を割った日は色で分かります。交代は画面で入れ替えるだけで、全員が同じ最新版を見ます。配車と重ねて見られるので、仕事が偏っている乗務員が月の途中で分かり、先に配り直せます。月ごとの拘束時間・休日日数・時間外は自動で集計され、給与ソフト向けのCSVも出せます。

今：給油はカードの明細が月末にまとめて届き、どの車がどれだけ使ったかは分かるが、走行距離と結びついていないので燃費までは見ていない。タイヤ・オイル・修理の費用は経費として1つにまとまっており、車両ごとにいくらかかっているかは分からない。どの車が儲かっていて、どの車を入れ替えるべきかを、感覚で決めている。

給油の量と走行距離を入れると、車両別・乗務員別の燃費が並びます。整備と修理の費用を車両に紐づけると、運賃収入から「その車が1か月でいくら残したか」が出ます。入れ替えの判断が数字でできるようになります。給油のデータは、カード会社のCSVを取り込む形にもできます。